职位描述
岗位职责：（一）工商事务管理核心工作
- 负责公司及下属项目公司、分公司的各类工商事务全流程办理，包括但不限于营业执照注册、变更（名称、地址、经营范围、股权、法人等）、注销、年检、备案等业务，确保所有工商手续合法合规、及时高效完成。
- 跟踪工商、税务、行业监管等部门政策动态，结合地产行业特性（如项目公司运营、资质关联等），为公司经营决策提供工商政策支持，规避工商合规风险。
- 统筹管理工商证照、印章（公章、财务章、法人章等），建立健全证照、印章管理台账，严格执行使用审批流程，确保证照、印章安全规范使用，定期开展盘点核对。
- 对接工商、政务服务中心等外部机构，维护良好合作关系，高效解决工商事务办理中的各类突发问题，保障公司经营活动顺利开展。
（二）档案管理核心工作
- 建立并完善公司档案管理体系，涵盖行政档案、工商档案、合同档案、项目配套档案、人事档案（协同人事部门）等各类档案，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁的标准流程和管理规范。
- 负责统筹档案日常管理工作，指导行政专员开展档案分类、编号、录入、装订等工作，确保档案整理规范、检索便捷，同步推进档案电子化建设，搭建电子档案管理系统，实现档案线上线下双重管理。
- 严格执行档案保密制度，落实档案保管安全措施（防火、防潮、防虫、防盗、防泄露），定期对档案库房及档案状态进行检查，排查安全隐患，确保档案完整性和安全性。
- 统筹档案借阅、复印、归档审批流程，监督档案使用过程，及时回收归档档案，杜绝档案丢失、损毁、泄露等情况发生，定期开展档案管理工作复盘优化。
（三）行政统筹管理工作
- 统筹公司日常行政事务，包括办公环境管理、办公用品采购与分发、固定资产管理、车辆调度、会务服务、接待服务等，确保行政工作高效有序运转。
- 负责行政团队的日常管理、工作分配、技能培训及绩效考核，搭建高效协作的行政团队，提升团队整体工作效率和服务质量。
- 建立、修订和完善公司行政管理制度及流程（如办公管理、资产管理、接待管理等），并监督制度落地执行，定期优化调整，规范行政工作标准。
- 统筹行政费用预算的编制、执行与管控，严格控制行政开支，确保费用使用合理合规，定期编制行政费用分析报告。
- 协调公司各部门及外部合作单位（如物业、供应商、政务机构等），处理行政工作中的跨部门及外部对接事宜，保障各项工作顺畅推进。
- 完成上级交办的其他行政专项工作及临时任务。
三、任职要求（一）核心经验要求
- 具备3年及以上地产行业行政主管/专员及以上岗位工作经验，熟悉地产行业行政工作特性，持有丰富的工商事务管理及档案管理实操经验。
- 精通各类工商事务办理流程，熟悉工商、税务、政务服务等相关政策法规，能独立完成公司及项目公司工商注册、变更、注销、年检等全流程业务，曾处理过地产行业分公司/项目公司工商事务者优先。
- 具备完善的档案管理体系搭建及实操经验，熟悉档案分类、归档、保管、电子化管理等全流程工作，能独立制定档案管理制度，有地产行业合同档案、项目档案管理经验者优先。
（二）基本资质与能力要求
- 本科及以上学历，行政管理、工商管理、档案学等相关专业优先，年龄28-40岁之间。
- 具备较强的统筹管理能力、组织协调能力、沟通表达能力及问题解决能力，能高效处理行政工作中的各类突发事宜。
- 熟悉行政管理制度搭建与落地，具备良好的制度意识和流程优化能力，能推动行政工作标准化、规范化开展。
- 具备较强的责任心、严谨细致的工作态度及保密意识，抗压能力强，能高效完成多项并行工作任务。
- 熟练使用Office办公软件（Word、Excel、PPT、Excel函数等），掌握档案电子化管理工具者优先，具备基础的公文写作能力。
- 品行端正、作风严谨，具备良好的职业素养和团队协作精神，认同公司企业文化。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕