一、会议管理

1、会议组织与协调: 负责公司重要会议(如周例会、季度总结会、年度大会等) 的组织协调和实施。

2、会议议程与材料准备:协助各部门准备会议议程和相关材料，确保会议内容清晰、重点突出。提前分发会议材料。

3、会议记录与跟进: 负责会议记录，整理会议纪要，并跟踪会议决议的执行情况。

4、会议通知与参会人员管理: 负责会议通知的发放和参会人员的确认与管理。

二、企业文化建设

1、组织实施: 负责各项企业文化活动的组织与实施，提升员工满意度及团队凝聚力。

2、建设宣传: 负责公司文化建设，宣传企业理念及核心价值观。

三、办公环境管理

1、办公用品及设备管理: 负责办公用品、办公设备的采购、领用、保管和维护，确保办公用品供应充足。积极预测需求，确保供应无虞，减少工作中断。与供应商谈判，争取优惠价格和良好条款。

2、办公区域清洁与维护:监督和协调保洁人员，保持办公区域整洁、卫生。管理清洁服务合同。监督办公室设备(打印机、复印机、空调等) 的维护和维修，必要时与外部供应商协调。

3、办公室环境美化:负责办公室整体外观的维护，包括监督室内装饰、艺术品等，营造温馨的办公氛围。管理办公室绿化养护。

4、安全管理:实施和维护办公室安全协议，包括门禁控制(门禁卡、访客登记) 、系统监控和应急预案。定期进行安全检查，识别并消除潜在危害。

5、会议室管理:管理会议室预订请求，安排会议和布置。确保所有视听设备功能正常且运行良好。会议结束后负责清理和整理。

6、邮件及快递管理: 管理公司收发邮件、包裹和快递。及时、高效地分发邮件。与快递服务提供商建立天系。

四、、差旅管理

1、差旅安排:为员工协调和预订差旅，包括机票、火车票、酒店住宿和租车。与旅行社协商企业优惠价格。必要时处理签证申请。

2、费用报销:审核员工差旅费用报销单据，确保符合公司差旅政策。将费用报销单据与收据和支持文件进行核对。

3、差旅政策执行: 确保所有员工理解并遵守公司的差旅政策。

五、行政规章制度

1、政策制定:协助制定和实施公司行政规章制度。

2、流程改进: 持续评估和优化行政工作流程，提高效率并降低成本。

3、政策合规:确保所有行政流程均按照公司政策和相关法规执行。

六、外联工作与接待

1、维护公共关系:代表公司与相关部门往来，保持与政府部门及相关企业的良好合作关系。

2、对外形象宣传: 负责公司对外工作，维护公司对外形象商务接待:负责公司接待工作，协助销售部门完成客户接待。

七、转账与费用报销

1、对公转账: 负责公司对公账户转账工作。

2、费用报销:负责员工日常费用报销相关工作。

八、档案管理

1、文件归档:建立和维护全面的文件归档系统，包括纸质和电子文件。确保准确的文件归档、索引和检索。

2、数字化:领导长期档案记录的数字化，确保数据完整性、准确性和可访问性。

3、保密及安全: 维护公司敏感文件的保密性和安全性。实施数据备份和恢复程序。

九、车辆管理

1、车队管理:监督公司车辆的日常调度、维护和维修。协调车辆检查、保养和预防性维护计划。管理车辆保险政策和续保。

2、合规及文件管理:确保所有车辆的运营符合交通法规和公司政策。维护准确的车辆日志、维护记录和保险文件。管理车辆注册续期。

十、资产管理

1、资产跟踪: 维护办公室设备、家具和固定资产的详细清单。定期进行资产盘点。

2、维护与维修:协调资产的维护和维修，跟踪维修成本并确保及时完成。

任职要求：

1、大专及以上学历，行政管理、物流管理或相关专业优先。

2、至少 3 年行政支持、办公室管理或类似职位经验。

3、优秀的组织和时间管理能力。

4、良好的沟通和人际交往能力

5、熟练使用 Microsoft Office Suite(Word、Excel、PowerPoint、Outlook)