职位描述
日常办公事务处理
- 办公用品管理
- 负责办公用品的采购计划拟定，根据各部门实际使用情况及库存状况，定期统计所需办公用品的种类和数量，向供应商下单采购。
- 做好办公用品的入库验收工作，核对数量、规格、质量等是否符合要求，登记入库信息。
- 按需分发办公用品至各部门，同时做好领用记录，明确领用人员、时间、物品名称及数量等，定期盘点库存，确保账物相符。
- 办公环境维护
- 监督办公区域的卫生状况，协调保洁人员做好日常清洁、消毒工作，保障办公环境整洁、舒适。
- 负责办公区域内绿植的养护管理，定期浇水、修剪，发现绿植有病虫害等问题及时联系专业人员处理或更换。
- 对办公区域的设施摆放进行合理规划，根据实际需求调配桌椅、文件柜等办公家具，确保空间利用高效、有序。
文件资料管理
- 收发与登记
- 接收外来文件、信件、快递等，仔细核对收件信息，及时做好签收登记，注明收件日期、来源等关键内容，并按紧急程度和重要性分类整理。
- 负责公司内部文件的发放工作，根据文件的传阅范围准确送达至相应部门或人员手中，要求收件人签字确认，同时跟踪文件传阅进度，确保文件按时回收。
- 整理与归档
- 对各类文件资料（包括合同、报告、规章制度等）进行系统的分类整理，按照年份、项目、部门等合理分类，便于查找和检索。
- 定期将整理好的文件资料进行归档保存，将其妥善存放在专门的档案柜或档案室内，编制档案目录索引，详细记录档案名称、编号、存放位置等信息。
- 严格遵守档案借阅制度，办理档案借阅手续，记录借阅人、借阅时间、归还时间以及借阅用途等情况，督促借阅人按时归还档案。
会议与活动组织
- 会议组织
- 根据会议召集人的要求，提前预订合适的会议室，协调解决会议室使用冲突问题，确保会议顺利进行。
- 准备会议所需的各项资料，如打印并装订会议文件、制作演示文稿、准备纸笔等，在会议前摆放至相应位置。
- 通知参会人员会议的具体时间、地点、议程等重要信息，通过电话、邮件或即时通讯工具等进行有效传达，并做好参会人员的回复确认工作，提前统计参会人数。
- 在会议过程中，做好会议记录，记录会议的主要讨论内容、决议事项、待办任务等关键信息，会后及时整理成会议纪要，经相关领导审核后发送给参会人员及需要知晓的部门。
- 活动策划与执行
- 协助策划公司内部的团建活动、年会、培训等各类活动，参与活动方案的制定，提出合理的建议和意见，如活动形式、场地选择、预算安排等方面。
- 按照活动方案，负责活动的具体筹备工作，包括场地布置、物资采购、人员邀请、活动宣传等环节，确保活动能够按计划顺利开展。
- 在活动结束后，做好活动总结工作，收集参与人员的反馈意见，整理活动资料（如照片、视频等），分析活动效果，为今后类似活动的举办提供经验参考。
对外联络与接待
- 来访接待
- 热情、礼貌地接待来访客人，主动询问来访事由、预约情况等，通过电话或内部通讯工具联系被访人员，确认接待事宜。
- 引导来访客人至指定的接待区域就座，为客人提供茶水、饮料等服务，在等待过程中与客人进行适当交流，维护公司良好的形象。
- 对重要来访客人，协助做好接待安排，如安排会议室、准备接待资料等，根据需要参与接待会议，做好会议记录等相关工作。
- 对外联络沟通
- 与各类外部机构（如办公用品供应商、快递物流公司、物业等）保持良好的沟通联系，及时处理合作过程中出现的问题，协调解决相关事务，如催货、投诉处理、费用结算等。
- 协助办理公司的各项行政事务手续，如工商年检、资质证书办理、文件盖章等，按照要求准备相关材料，与政府部门、业务合作单位等进行对接沟通，确保手续办理顺利。
行政协助与数据统计
- 行政协助
- 为公司各部门提供行政方面的支持和协助，例如帮助人事部门整理员工档案、协助财务部门收集报销凭证等，根据各部门需求及时响应并完成相应任务。
- 参与公司行政管理制度的制定与完善工作，收集各部门的意见和建议，对日常行政工作中发现的问题进行梳理，提出改进措施，配合相关部门进行制度的修订和宣贯。
- 数据统计与分析
- 负责收集、整理和统计各类行政数据，如办公用品消耗数据、行政费用支出数据、各部门文件收发数量等，建立相应的数据台账，保证数据的准确、完整。
- 定期对行政数据进行分析，制作行政报表（如月度办公用品消耗报表、季度行政费用分析报表等），通过数据呈现行政工作的开展情况、存在的问题以及趋势变化，为公司领导的决策提供数据依据。
- 任职要求：
- 1. 大专以上学历，不限专业，165以上自身外形条件优秀；
- 2. 有1年以上行政文员工作者优先；
- 3. 具有较强的沟通能力，组织协调能力，积极向上、善于学习；
- 4. 具有团队合作精神，做事细心严谨，能承受一定的压力；
- 5. 接收应届毕业生，有人带，有过学生干部或实习经验者优先；
- 6. 有责任心，可以独立开展工作。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕