文控工作（文档控制与管理）是企业中确保文件规范化、标准化和高效流转的重要岗位，主要负责文档的全生命周期管理。以下是该岗位的核心职责和详细说明：

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### **一、核心职责**
1. **文档体系管理**
- 建立和维护企业文档管理制度、流程及标准（如编号规则、版本控制、分类体系）。
- 制定文档模板，确保格式统一，符合公司规范或行业要求（如ISO标准）。

2. **文档收发与归档**
- 负责内部及外部文件的接收、登记、分发、传递（如合同、技术图纸、行政文件）。
- 对文档进行电子/纸质分类归档，确保存储安全、检索便捷（如使用ERP、OA或专用文档管理系统）。

3. **版本与变更控制**
- 监控文档版本更新，确保使用最新版本，废止旧版文件并标注作废标识。
- 跟踪文档修改记录，维护变更日志（如变更原因、时间、责任人）。

4. **权限与保密管理**
- 设置文档访问权限（如按部门、职级控制查阅/编辑权限），防止信息泄露。
- 管理机密文件（如技术专利、商业合同），落实保密措施。

5. **合规与审计支持**
- 确保文档管理符合法律法规及行业标准（如GDPR、ISO 9001）。
- 协助内外部审计，快速提供所需文件，确保可追溯性。

6. **系统维护与优化**
- 管理文档管理系统（如SharePoint、EDMS），定期备份数据。
- 推动文档数字化，提升流程效率（如电子签批、自动化归档）。

7. **培训与支持**
- 指导员工遵守文档管理规范，解答操作问题。
- 编写文档管理操作手册，组织相关培训。

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### **二、常见协作对象**
- **内部**：各部门文件对接人、IT（系统维护）、法务（合同合规）、质量管理部门。
- **外部**：客户、供应商、审计机构、政府监管部门。

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### **三、关键技能要求**
- **专业知识**：熟悉文档管理标准（如ISO 15489）、常用系统（如Alfresco、Confluence）。
- **细节导向**：严格把控文件格式、编号、签批流程的准确性。
- **工具能力**：熟练使用Office、PDF工具及数据库管理。
- **沟通能力**：协调多方需求，推动文档规范执行。

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### **四、典型输出物示例**
- 标准化文档模板库
- 文件收发登记表/系统记录
- 版本变更历史台账
- 文档管理操作指南