岗位职责:
1)统筹管理公司行政后勤服务工作,负责公司行政事务的有效执行,监督并完善公司行政体系。
2)负责办公地点办公室门禁,每日办公环境准备,例如照明、取暖等;日常办公环境维护修缮等事务,如办公设备管理与维护、公共区域清洁卫生,办公室卫生清洁、绿植装饰、饮用水等;
3)企业快递月结账单费用核查统计、费用申请、发票及相关事务;企业通讯费用,如固话、宽带等费用核对、发票开具等;
4)办公室、仓库的房租、物业、用电等费用申请、发票事宜,与物业公司保持有效沟通,负责如公共设施维修、水电暖供应等;如有新办公室需求,负责新办公室寻找、规划等事务;
5)公司访客接待引导、公司电话接听、转接及信息传达,制定并执行公司的安全管理制度,日常负责防火、防盗、防灾等事务;
6)组织协调跨部门工作,确保各项行政后勤工作的顺利进行,协助公司起草公司行政各类文稿,进行有关会议记录及整理会议纪要工作;
7)公司内部设备、办公用品等流转搬运协调监督,公司库房日常管理(场地安全、货物进出管理),监控安全等;
8)筹备安排会议活动,包括会议室预定、场地布置、茶水餐饮等后勤保障;大型活动或重要会议时,负责场地租赁、住宿预订、交通接送等安排;
9)负责每年员工体检、团体保险清单制定、费用申请,及按时组织实行;组织策划公司内部活动,如员工生日会、不定期文娱活动等;
10)按照要求或与部门负责人及其他负责人的要求,安排其它事务性工作。
基本要求:
1)本科及以上学历,文秘、行政管理、财会、法律类专业优先,五年以上相关工作经验;
2)工作细致耐心、吃苦耐劳,具有良好的沟通协调能力;有较好的理解能力,性格开朗,待人热诚,有主动服务意识、团队合作意识,能承受日常繁杂工作压力;
3)熟悉行政工作流程,熟练使用各种办公自动化设备,熟练使用相关办公软件:
4)执行力强,高效的时间管理能力。