岗位职责:
1.会务需求全流程管理：
通过标准化表格及系统登记每项会务需求（时间、地点、人数、特殊要求），实时更新进度；
统筹协调需求方、行政、IT、后勤等多方资源，确保信息同步无遗漏；
在会议密集期合理分配会议室资源，制定优先级并动态调整；
处理临时性会议申请，快速匹配可用资源（场地、设备、人员）；
完成客户来访晚餐需求的预定，并协调解决其他临时需求；
定期核查会务参观路线的合规性，提前提醒相关区域实验员及相关部门配合现场参观需求。
2.现场执行与应急响应：
会前准备：检查行政支持（茶水、访客牌、午餐）及PPE物资（实验服、护目镜、手套）；联合IT测试视频会议系统及相关设备，确保技术无故障；
现场管控：会前30分钟到场完成最终检查，会议期间随时响应突发需求（如设备故障、资料打印）；
应急处理：制定并执行常见问题快速响应方案，确保服务连续性；记录所有问题及解决方案，会后24小时内完成闭环反馈。
3.会后跟进与资源回收：
协调行政人员及时完成会议室保洁，清点并回收会议物料（U盘、资料包、访客牌）；
收集客户满意度调查表，汇总反馈至相关部门并提出改进建议；
汇总会议相关内容，定期归档至部门共享系统。
4.跨部门协作与关系维护：
管理外部供应商，联合行政部门督促餐饮、用车、保洁等服务标准执行，定期评估并优化供应商合作；
针对高频问题（如设备损坏、预约冲突），提出系统化流程改进建议，推动内部流程优化。
5.其他运营相关任务：按时完成上级布置的其他运营任务，主要是行政相关方向，如外包工管理，办公区，会议室日常管理。
任职要求:
1.教育背景：大专及以上学历，专业不限；
2.能力要求：有行政会务或客户接待经验优先，独立完成过大型活动策划及执行者、熟悉CRO实验室或科研机构会务流程者记为加分项；
3.技能要求：熟练使用办公软件，英语表达流利记为加分项；
4.其他：善于跨部门沟通，能精准传递信息并推动协作；细致耐心，以客户满意度为核心，注重服务细节；能在快节奏、多线程任务中高效统筹，抗压能力强；对会务全流程管理负责，注重闭环跟进与问题解决。