一、岗位职责
行政专员在综合管理部负责人领导下，负责企业日常行政事务的执行与落地，统筹办公保障、会务接待、物资管理、后勤支撑等工作，搭建规范的行政工作流程，为企业高效运营及员工办公提供优质服务。具体职责如下：
（一）办公事务管理
- 负责公文流转管理，包括各类文件、通知、函件的收发、登记、传阅、归档，确保行政指令高效传达，档案资料规范留存。
- 承担日常办公文书撰写工作，协助起草通知、总结、会议纪要等公文，核对文书内容准确性、格式规范性，保障行政文书质量。
- 管理企业印章、证照，严格执行印章使用审批流程，负责证照的年检、变更、保管工作，规避行政风险。
- 维护办公环境整洁有序，协调保洁团队开展日常清扫、绿植养护工作，保障办公区域安全、舒适，处理办公设备（电脑、打印机等）故障报修事宜。
（二）会务与接待管理
- 负责企业各类会议、培训、团建活动的前期筹备、现场执行及后期收尾工作，包括场地预订、布置、物料准备、签到引导、设备调试、会议纪要整理等，保障活动顺利开展。
- 承担来访客户、合作单位及上级领导的接待工作，负责引导、茶水服务、洽谈协助等事宜，展现企业良好形象。
（三）物资与固定资产管理
- 负责办公物资（文具、耗材、饮用水等）的采购、入库、盘点、发放及台账登记，根据各部门需求合理调配物资，控制办公成本，确保物资供应充足。
- 协助管理企业固定资产，包括资产的登记、编号、盘点、维护及报废申报，更新固定资产台账，确保资产账实相符。
- 对接办公物资供应商，评估服务质量，优化采购渠道，保障物资性价比及供货及时性。
（四）后勤与考勤辅助
- 协助统筹后勤保障工作，包括员工食堂、车辆调度、宿舍管理等事宜的协调对接，收集员工后勤需求并反馈优化，提升员工满意度。
- 维护考勤管理系统，核对员工日常考勤记录，统计迟到、早退、请假、加班等数据，整理考勤报表提交人力资源部门，确保考勤统计准确。
- 负责企业快递、信件的收发登记，协助处理员工日常行政咨询事宜，及时响应并解决基础行政问题。
（五）其他行政工作
- 协助推进行政管理制度流程的落地与优化，整理行政工作相关报表、数据，为部门决策提供支撑。
- 负责企业节日福利、办公礼品的采购、发放及登记工作，配合推进企业文化落地相关活动。
- 完成上级交办的其他临时性行政工作任务，配合跨部门开展协作工作。
二、任职条件（一）基本条件
- 年龄22-32岁，大专及以上学历，行政管理、工商管理、汉语言文学等相关专业优先，具备1-2年行政相关工作经验，优秀应届生可酌情考虑。
- 熟悉企业行政办公流程及基础管理规范，了解行政工作核心要点，具备基础行政实操能力。
- 具备良好的职业操守，责任心强、细致严谨，保密意识强，能严格保守企业内部信息。
- 身体健康，具备正常履行岗位职责的身体条件，能适应繁杂的行政事务，服从工作安排。
（二）核心能力要求
- 沟通协调能力：具备良好的口头与书面沟通能力，善于对接内外部人员，能高效协调办公、后勤、接待等各类事宜。
- 执行落实能力：工作积极主动，执行力强，能快速响应上级指令，精准完成各项行政事务，注重工作细节与效率。
- 应变能力：面对行政突发事务（如设备故障、接待临时调整等）能沉着应对，灵活处理，保障工作有序推进。
- 服务意识：具备较强的服务意识与协作精神，态度亲和耐心，主动为员工及各部门提供行政支撑。
（三）技能与工具要求
- 熟练使用Office办公软件（Word、Excel、PowerPoint、Excel基础函数），能高效完成文书撰写、报表统计、PPT制作等工作。
- 具备基础的公文写作能力，熟悉行政文书格式，能独立撰写通知、纪要等简单公文，有档案整理、印章管理经验者优先。
- 了解办公物资采购流程及后勤管理基础常识，有会务接待、考勤系统操作经验者加分，能独立处理基础行政事务。
（四）素质要求
- 品行端正、诚实守信，具备良好的职业素养，形象气质佳，待人热情得体。
- 心态沉稳，抗压能力强，能从容应对繁杂的行政事务，保持工作条理清晰。
- 具备团队协作意识，主动配合部门同事开展工作，助力行政工作整体高效推进。