一、职位信息
职位名称：董事长秘书
部门：总裁办
汇报对象：董事长
二、职位概述
作为董事长的日常事务管家与战略执行枢纽，负责统筹董事长日常工作事务、会议管理、文件处理及跨部门协调，确保董事长决策高效落地。需具备极强的细节把控能力、文书处理能力与应急响应能力，同时深入理解文旅行业特性，为董事长提供精准、专业的支持服务。
三、主要职责
1. 日常事务管理
行程规划：负责董事长行程管理，包括商务会议、考察调研、行业活动等日程安排，协调时间冲突，提前准备行程资料（如会议议程、项目简介、接待方案等）。
文件处理：审阅、整理董事长往来文件（如公文、函件、报告等），分类呈递重要事项，跟进待办任务，确保信息传递及时准确。
事务代办：协助处理日常事务（如差旅预订、客户礼品筹备等），减轻董事长非核心工作负担，提升工作效率。
2. 会议与决策支持
会议统筹：组织董事长主持的各类会议（如战略研讨会、项目评审会、高层例会等），包括会议通知、资料收集、场地布置、会议记录及纪要撰写。
决议跟进：跟踪会议决议执行情况，定期向董事长反馈进展，协调相关部门解决执行中的问题，确保决策闭环。
资料准备：根据董事长需求，收集整理文旅行业政策、市场数据、竞品动态等资料，协助起草讲话稿、演讲稿、对外函件等文书。
3. 跨部门协调与外部沟通
内部协作：对接各部门（如运营、营销、财务、人力等），传达董事长工作要求，收集核心经营数据（如项目进度、营收指标、客诉情况等），提炼关键信息供董事长决策参考。
外部对接：协助董事长接待政府领导、重要客户、合作伙伴等，协调接待流程（如礼仪安排、行程陪同、资料提供等），维护外部关系网络。
公关支持：配合品牌部门处理媒体沟通、行业活动邀约等事务，协助董事长维护公众形象与行业影响力。
4. 文档管理与合规把控
档案管理：建立董事长专属文件档案库，分类存储战略规划、合同协议、会议记录等重要资料，确保文档安全与可追溯性。
合规审核：对董事长签署的文件进行格式、内容合规性初审，规避法律风险与流程漏洞，必要时协调法务部门介入。
保密管理：严格遵守公司机密制度，妥善处理敏感信息（如未公开战略、财务数据、人事变动等），杜绝信息泄露。
5. 应急响应与行政支持
突发事件处理：协助董事长应对紧急情况（如项目突发危机、投诉事件等），及时传递信息，协调相关部门启动应急预案。
行政支持：统筹总裁办日常行政事务（如办公用品采购、费用报销、资产盘点等），保障部门高效运转。
四、任职要求
教育背景
本科及以上学历，行政管理、汉语言文学、旅游管理、公共关系等相关专业；硕士学历或文秘专业认证优先。
持有秘书职业资格证书（如高级秘书）、公文写作培训证书者优先。
工作经验
3 年以上高管秘书、行政主管或文旅行业综合管理岗位经验；有上市公司、大型文旅集团工作经验者优先。
具备文旅项目（如景区、酒店、文旅活动）基础认知，熟悉文旅行业常用术语与业务流程。
专业技能
文书能力：精通公文写作（如报告、纪要、演讲稿），语言表达精准流畅，具备快速记录与整理能力。
办公技能：熟练使用 Office 办公软件（尤其 Excel 数据处理、PPT 可视化呈现）、OA 系统及日程管理工具（如 Outlook）。
沟通能力：具备优秀的口头表达与倾听能力，善于与高层、部门及外部机构高效沟通。
细节把控：做事细致严谨，能同时处理多任务并确保零差错，具备较强的时间管理与优先级判断能力。
能力素质
忠诚度：严守职业操守，对公司战略与董事长决策绝对忠诚，保守核心机密。
抗压能力：适应高频出差与弹性工作节奏，能在高压环境下保持高效工作状态。
服务意识：以董事长需求为导向，主动预判工作任务，提供前瞻性支持（如提前准备会议资料、提醒关键节点）。
学习能力：快速掌握文旅行业新知识（如政策新规、技术应用），适应公司业务多元化发展需求。