职位描述
行政事务管理
- 文件处理：负责各类文件、文档的起草、编辑、整理、归档和保管工作，确保文件的准确性、完整性和及时性。例如，起草商务会议的纪要，整理公司的业务报告等。
- 日程安排：根据领导的工作需求，合理安排日程，包括会议、出差、商务洽谈等活动的时间和地点，并及时提醒领导各项事务的时间节点。
- 办公室环境维护：协调办公室的清洁、设备维护等工作，营造良好的办公环境，保障工作的正常开展。
商务活动安排
- 会议组织：从会议的筹备、通知发送、资料准备、场地布置，到会议期间的服务和会议后的总结跟进，都需要商务秘书精心安排。比如组织公司的年度商务会议，确保会议顺利进行。
- 商务旅行安排：根据领导的出差需求，预订机票、酒店、车辆，制定详细的行程安排，并准备好出差所需的文件和资料。
- 商务接待：负责来访客户、合作伙伴等的接待工作，包括接机、安排住宿、餐饮、行程陪同和商务洽谈的相关服务，展现公司的良好形象和专业素养。
信息处理与沟通
- 信息收集与分析：收集、整理和分析市场信息、行业动态、竞争对手资料等，为领导的决策提供数据支持和参考依据。
- 内外沟通协调：作为公司内部各部门之间以及公司与外部客户、合作伙伴之间的沟通桥梁，及时传递信息，协调各方关系，解决沟通中的问题，确保工作的顺利推进。
- 电话与邮件处理：接听商务电话，记录重要信息，及时回复邮件，确保商务沟通的顺畅和高效。对于重要的电话和邮件，要及时向领导汇报和请示
客户关系维护
- 客户信息管理：建立和维护客户信息数据库，记录客户的基本信息、业务往来情况、需求和反馈等，为客户关系管理提供数据支持。
- 客户沟通与跟进：定期与客户进行沟通，了解客户需求，反馈公司的产品和服务信息，跟进客户订单的执行情况，及时处理客户的投诉和问题，提高客户满意度和忠诚度。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕