1. 完善档案管理制度体系

1.1制定全面的档案管理规范： 制定涵盖档案收集、整理、归档、存储、借阅、保密、销毁等各环节的标准化管理流程，确保档案管理的每个步骤都有明确的指导和规范。

1.2明确档案管理责任： 确立公司内部各部门和岗位的档案管理责任，明确档案的具体归属和管理流程，确保每一份档案都有专人负责，避免档案管理的盲区。

1.3建立档案分类和标识制度： 根据档案的种类和使用情况进行分类，制定科学的档案编号、标识和存储方式，确保档案管理的条理性和易查阅性。

2. 强化档案数字化和信息化建设

2.1推进档案数字化转型： 为了适应信息化的需求，应加快推动档案的数字化。通过扫描和电子化存储，实现纸质档案向电子档案的转变，提升档案的存储效率和查找便捷性。

2.2建立电子档案管理系统： 实施专业的档案管理软件系统，建立统一的档案信息平台，实现档案的统一管理、检索、借阅、流转等功能。提高档案信息存储的安全性和高效性。

2.3实现档案数据备份和云存储： 为防止电子档案丢失或损坏，建立定期备份机制并使用云存储技术，确保电子档案的安全性和可靠性。

3. 严格档案保密与安全管理

3.1制定档案保密制度： 对于涉及公司商业机密、员工隐私等敏感信息的档案，制定严格的保密管理制度。通过权限控制和审批流程，确保只有授权人员能够接触、借阅相关档案。

3.2确保档案存储环境安全： 对档案存储场所进行定期检查，确保档案存放环境符合防火、防潮、防虫等要求，并采取物理和技术手段确保档案的安全。

3.3加强档案借阅和流转管理： 建立档案借阅登记、审批和归还制度，确保档案借阅过程中的信息安全。通过监控和记录档案流转情况，确保档案的安全和完整。

4. 建立科学的档案生命周期管理

4.1明确档案保存期限： 根据档案的性质和使用需求，确定不同档案的保存年限，并根据档案生命周期进行科学的管理。做到及时归档、及时淘汰、及时销毁。

4.2制定档案销毁流程： 对超过保存年限且不再有使用价值的档案，进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保档案销毁的规范性与合规性。

4.3规范档案移交管理： 对长期存档、需要移交的档案，制定明确的移交流程，确保档案在不同环节之间的顺利过渡与管理。

5. 完善档案借阅与检索机制

5.1建立档案借阅流程： 制定清晰的档案借阅规定和流程，严格控制借阅权限、借阅范围以及借阅时限，确保档案借阅的有序性和安全性。

5.2提高档案检索效率： 通过建立科学的档案目录和索引体系，以及电子档案管理系统，确保档案能够高效、准确地检索和调用。

6. 定期评估与持续改进

6.1进行档案管理的定期审计： 定期对档案管理工作进行检查与评估，发现档案管理中的问题和薄弱环节，及时提出改进意见，并制定相应的整改措施。

6.2推动档案管理制度的持续优化： 根据实际操作中的反馈，不断完善和优化档案管理制度与流程，确保档案管理体系的不断进步与适应公司业务的变化。

7. 加强档案管理人员的培训与发展

7.1定期培训档案管理人员： 开展定期的档案管理培训，提高档案管理人员的专业素养和业务能力，使其掌握现代档案管理技术，尤其是在数字化管理方面的能力。

7.2建立档案管理人员考核与激励机制： 对档案管理人员的工作进行定期考核，并根据考核结果制定激励机制，鼓励优秀管理人员的成长与进步。

二、任职条件

1. 学历要求：

大专及以上学历，档案管理、信息管理、文秘、图书馆学等相关专业。

2. 工作经验：

至少3-5年档案管理工作经验，熟悉档案管理的流程和标准。

具有矿山行业、能源行业、行政管理等相关领域经验者优先。

3. 专业技能：

熟练掌握档案管理相关法规、政策和标准，了解档案管理的基本知识和操作流程。

熟练使用档案管理软件及相关信息化工具，具备档案数字化和电子化管理经验者优先。

具备档案整理、归档、检索、销毁等业务操作能力，能够独立完成档案管理的各项工作。

4.工作能力：

具备良好的组织能力、沟通协调能力和团队合作精神。

注重细节，具备较强的责任心，能够保证档案的安全性与完整性。

具备一定的文档管理、资料整理和信息存储能力，能够处理日常档案管理事务。

5.其他要求：

具有较强的保密意识，能够严格执行公司档案管理的保密规定。

熟悉档案管理法规及相关法律，能够保证档案管理合规性。

身体健康，能够适应档案整理、搬运等工作需求。

6.个人素质：

做事细心、踏实，具有较强的学习能力和适应能力。

具备较好的服务意识和耐心，能够为公司内部各部门提供有效的档案查询和管理服务。