职位描述
一、岗位职责
- 日程安排与协调
- 负责总裁日常日程的规划、安排与调整，确保各项活动高效有序进行，包括会议、商务洽谈、出差、社交活动等，并及时提醒总裁相关行程安排。
- 协调总裁与内部各部门、外部合作伙伴及客户之间的沟通与会面，提前收集相关信息，为总裁决策提供支持，保障沟通顺畅无阻。
- 会议组织与管理
- 协助总裁组织各类会议，包括筹备会议资料、安排会议场地、通知参会人员、记录会议内容并整理会议纪要，确保会议决议得到有效传达与执行。
- 跟进会议决议的落实情况，定期向总裁汇报进展，及时协调解决执行过程中出现的问题。
- 文件与信息管理
- 负责总裁文件的收发、登记、传递、归档与保管工作，确保文件资料的完整性与安全性，建立高效的文件检索系统，方便总裁随时查阅。
- 协助总裁处理各类公文、报告、信函等文书工作，包括起草、审核、校对与发送，保证文书的准确性与规范性，符合公司对外形象与业务要求。
- 收集、整理与分析各类与公司业务相关的信息资料，如行业动态、市场趋势、竞争对手情报等，为总裁提供决策参考，并定期编制简报或汇报材料。
- 沟通协调与关系维护
- 作为总裁与公司内部各部门之间的桥梁，及时传达总裁的指示与意见，反馈各部门的工作情况与问题，促进内部沟通协作，确保公司整体运营目标的达成。
- 协助总裁维护与外部合作伙伴、客户、政府机构等的良好关系，参与重要的商务接待与公关活动，展示公司形象与文化，提升公司在外界的声誉与影响力。
- 处理总裁交办的各类紧急事务与临时任务，具备灵活应对突发情况的能力，迅速协调资源解决问题，确保公司的正常运转不受干扰。
- 商务随行与外联支持
- 根据总裁出差计划，负责差旅行程的预订，包括机票、酒店、车辆等，并提前做好相关准备工作，如行程安排表、商务文件准备、当地天气及交通信息收集等。
- 陪同总裁参加商务活动，负责会议记录、资料整理、礼品交接等工作，协助总裁处理活动现场的突发情况，保障商务活动的顺利进行。
- 协助总裁开展对外联络与合作事宜，参与商务谈判的前期准备工作，如资料收集、方案制定等，并在谈判过程中提供必要的支持与协助。
二、任职要求
- 教育背景
- 本科及以上学历，专业不限，管理类、文秘类、外语类等相关专业优先考虑。
- 工作经验
- 具有3年以上高管秘书或相关行政工作经验，有在大型企业或知名企业担任总裁秘书经历者优先。
- 核心能力
- 沟通协调能力：具备卓越的沟通技巧，能够与不同层级、不同背景的人员进行有效的沟通交流，准确理解对方意图并清晰表达自己的观点。善于协调各方资源，解决复杂的人际关系问题，确保各项工作顺利推进。
- 组织与时间管理能力：拥有出色的组织规划能力，能够合理安排总裁的日程，统筹多项任务并行不悖，确保各项工作按时高质量完成。具备良好的时间管理意识，能应对紧急任务与突发情况，灵活调整工作计划。
- 文字处理与文档管理能力：文字功底扎实，擅长撰写各类公文、报告、纪要等文书材料，语言表达准确、流畅、简洁，格式规范。熟练掌握文档管理软件及办公自动化设备，能够高效地进行文件处理与信息整理。
- 保密意识与职业操守：具有较强的保密意识，严格遵守公司的保密制度，妥善处理各类机密信息，确保不泄露公司商业秘密与总裁个人隐私。秉持良好的职业操守，诚实守信，责任心强，工作细致严谨，具有良好的团队合作精神与服务意识。
- 应变与解决问题能力：思维敏捷，具备较强的应变能力，能够在复杂多变的工作环境中迅速做出反应，提出有效的解决方案。面对困难与挑战时，保持冷静，积极寻求资源支持，妥善解决问题，确保工作的连续性与稳定性。
- 技能要求
- 熟练掌握 Office 办公软件（Word、Excel、PowerPoint 等），能够熟练运用其进行文档编辑、数据处理、演示文稿制作等工作。
- 具备良好的英语听说读写能力，能够进行流利的商务英语交流，撰写英文邮件与报告，如有其他外语技能（如法语、德语、日语等）者更佳。
- 熟悉商务礼仪规范，具备良好的形象气质与修养，能够在各种商务场合中展现公司良好形象。
- 持有驾驶证，熟悉本地交通路况，能够熟练驾驶机动车辆。
三、其他要求
- 能够适应高强度的工作压力，接受偶尔加班及出差安排。
- 具备良好的学习能力与自我提升意识，能够快速掌握新知识、新技能，适应公司业务发展与变化的需求。
- 对工作充满热情，具有积极向上的工作态度，能够积极主动地发现问题并解决问题，为总裁提供高效优质的服务支持。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕