职位详情
文秘与档案管理
4000-6000元·13薪
山东崇实电力科技有限公司
济南
1-3年
大专
07-09
工作地址

万达广场写字楼A座(经四路)1507

职位描述
主要负责公司公司企业文化建设、档案管理、资质建设
1、企业文化建设:企业文化体系设计与优化、企业文化传播与宣导、企业文化活动策划与组织:(主题活动策划:策划并组织围绕核心价值观的主题性文化活动(如价值观月、周年庆、表彰大会),增强员工体验和参与感。日常氛围营造:策划和组织促进员工交流、关怀和归属感的**常态化/小型活动(如兴趣俱乐部、下午茶、生日会、健康关怀等)
2、档案管理:
1). 档案收集与整理:
根据档案管理制度,定期(或按项目/事件)接收、收集各部门需要归档的文件材料(纸质、电子及其他载体形式)。
对收集的文件材料进行初步鉴定、分类、组件(卷)、排列、编号、编目、装订(或装盒)等规范化整理。
确保归档材料的完整性、准确性、系统性和规范性。
2). 档案著录与编目:
按照档案著录规则,准确录入档案的题名、责任者、时间、档号、密级、保管期限、关键词等元数据信息。
编制档案案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、专题目录等检索工具。
3). 档案保管与保护:
负责档案库房或档案柜的日常管理,维护适宜的温湿度环境(如有条件),做好防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠等“八防”工作。
定期检查档案实体状况,对破损、老化档案及时进行修复或复制。
严格执行档案保密制度,确保涉密档案的安全。
管理档案装具(档案盒、卷皮等)。
4). 档案利用服务:
根据借阅制度,办理档案的查阅、借阅、复制等手续,做好登记。
热情、准确地响应内部员工或外部(如合规情况下)的档案查询需求,提供档案信息服务。
指导用户利用档案检索工具。
5). 档案鉴定与销毁:
定期对保管期满的档案进行价值鉴定。
根据鉴定结果和审批流程,组织对失去保存价值档案的销毁工作,并做好销毁清册和记录。
6). 电子档案管理:
参与或负责电子文件的收集、整理、归档工作。
协助维护档案管理系统(如有),进行电子档案的著录、存储、备份、迁移和利用。
确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
7). 档案统计与编研:
定期进行档案数量、利用情况等的统计工作,编制统计报表。
根据需要,参与档案信息资源的编研工作(如编写大事记、组织沿革、基础数字汇编等)。
8). 制度执行与优化:
贯彻执行国家及上级单位关于档案管理的法律法规、标准和单位的档案管理制度。
结合工作实际,提出改进档案管理工作的建议。
3、资质建设:
资质申请与获取
1. 申请材料准备:
核心职责:全面负责各类资质申请材料的**组织、编写、整理、审核与递交。
准确理解申报要求,梳理所需证明文件(公司基本材料、财务审计报告、业绩证明、人员证书、设备清单、管理制度文件等)。
撰写或指导撰写高水平的**申请报告、陈述材料、技术方案等核心文件。
确保所有材料的**真实性、完整性、规范性、逻辑性和时效性。
2. 人员与资源协调:
协调内部相关部门(人力资源、财务、法务、业务部门、技术部门等)提供所需支持文件和证明。
管理注册人员/技术人员的**资格预审、注册、转注、延续、继续教育等事宜,建立并维护核心人员库。
管理和维护资质申报所需的设备、场地、业绩证明等资源信息库。
3. 申报流程管理:
熟悉线上/线下申报系统和流程。
跟踪申报进度,及时响应主管部门的补正、澄清或现场核查要求。
代表公司与资质审批主管部门进行沟通协调。
资质维护与动态管理
1. 证照管理:
建立和维护公司所有**资质证书、许可证、认证证书及其附件的电子和纸质档案库。
管理资质的**年检、延续、变更(名称、地址、法人、注册资本等工作。
确保证书在有效期内,及时办理续期手续。
2. 合规监控:
持续监控公司运营是否符合所持资质的要求(人员配备、业绩标准、质量管理、安全生产等)。
定期进行资质符合性自查,识别潜在风险点。
监控核心注册人员/技术人员的证书有效性、社保缴纳、劳动关系状态,确保“人证合一”,防止“挂证”风险。
3. 信息维护与更新:
在相关监管平台(如建筑市场监管公共服务平台“四库一平台”、各类认证机构系统等)及时、准确更新公司资质、人员、业绩等信息。
维护公司内部资质信息数据库的准确性和时效性。
资质升级、增项与拓展
1. 能力提升规划:
分析公司现有能力与更高等级或新领域资质要求的差距(业绩、人员、技术、装备等)。
制定能力提升方案,协调相关部门落实。
2. 升级/增项申报:
主导资质升级(如建筑三级升二级)或增加业务范围(增项)的申请工作,准备全套申报材料。
应对升级/增项过程中的评审、答辩、核查等环节。

以担保或任何理由索取财物,扣押证照,均涉嫌违法,请提高警惕

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