一、施工准备阶段

资料收集与整理收集工程招投标文件、施工合同、施工许可证、工程地质勘察报告、施工图纸等基础资料，建立资料台账，确保资料完整性和准确性。
开工前资料准备编制开工报告、施工组织设计、质量管理体系文件等，提交监理单位审核，完成质量监督登记、图纸会审记录等工作。
人员与资质管理收集施工单位管理人员、特种作业人员的资格证书，建立人员资质档案，确保人员持证上岗。

二、施工阶段

施工过程资料管理
施工记录：填写施工日志、工程测量记录、隐蔽工程验收记录、混凝土浇筑记录等，确保记录与施工进度同步。
材料与试验资料：收集材料出厂合格证、检验报告，组织材料复试，留置混凝土、砂浆试块，跟踪试验结果，建立材料试验台账。
质量验收资料：参与检验批、分项工程、分部工程的质量验收，填写验收记录，确保验收资料完整、签字盖章齐全。


设计变更与洽商管理收集设计变更通知单、工程洽商记录，及时更新施工图纸，确保资料与实际施工情况一致。
安全与文明施工资料编制安全专项方案、安全技术交底记录，收集安全检查记录、事故处理记录等，配合安全管理部门做好安全资料管理。

三、竣工阶段

竣工资料编制整理施工过程中的各类资料，编制竣工报告、竣工验收报告、工程质量保修书等，确保资料符合竣工验收要求。
竣工图绘制与审核根据施工图纸和设计变更，绘制竣工图，确保竣工图与实际工程一致，加盖竣工图章，完成竣工图的审核和签字手续。
资料移交与归档将竣工资料移交建设单位、档案馆等相关部门，办理移交手续，确保资料完整、准确、规范。

四、日常管理工作

资料保管与维护建立资料档案库，分类存放纸质和电子资料，做好防潮、防火、防盗等措施，定期备份重要资料。
资料查阅与借阅接待内部和外部人员的资料查阅和借阅需求，办理借阅手续，确保资料安全和可追溯性。
与相关部门沟通协调与建设单位、监理单位、施工单位、设计单位等保持沟通，及时解决资料管理中的问题，配合项目管理团队完成各项工作。