行政主管职位描述
一、岗位基本信息
- 岗位名称：行政主管
- 所属部门：行政部（或综合管理部）
- 直接上级：行政总监 / 总经理
- 直接下级：行政专员、后勤专员、前台接待、司机（部分企业含）
- 岗位性质：中层管理岗（全职）
- 工作地点：公司总部（部分需外出协调，如对接供应商、考察场地）
- 工作时间：标准工时制（8:30-18:00，含节假日应急事务处理）
- 核心目标：统筹公司行政事务与后勤保障工作，建立规范的行政管理制度，提升行政服务效率，为各部门高效运转提供支撑，降低行政运营成本
二、核心工作职责
（一）行政制度建设与落地
- 制度体系搭建：根据公司发展阶段与运营需求，制定并完善行政管理制度体系，涵盖办公秩序（如考勤管理、办公区域行为规范）、后勤保障（如物资采购流程、车辆使用规则）、固定资产管理（如设备申领与报废标准）、会议管理（如会议组织流程、纪要归档要求）等，确保行政工作 “有章可循”；
- 制度执行监督：通过定期巡检（如检查办公区域卫生、考勤打卡情况）、部门调研（收集各部门对行政制度的反馈），监督制度落地执行；对违反制度的行为（如无故迟到早退、违规使用公车）进行提醒与纠正，必要时协助人力资源部制定奖惩方案，保障制度权威性。
（二）后勤保障与办公支持
- 办公物资管理：负责公司办公物资（如文具、打印机耗材、饮用水）的采购、库存管理与发放，建立 “需求申报 - 采购审批 - 入库登记 - 按需发放 - 月度盘点” 全流程机制；通过对比供应商报价、优化采购频次（如批量采购降低成本），控制物资采购成本，确保物资供应充足且无浪费；
- 办公环境维护：统筹办公区域的环境管理，对接保洁公司制定日常清洁计划（如每日清扫办公区、每周深度清洁会议室）；协调物业处理办公设施故障（如空调维修、网络卡顿），确保办公环境整洁、舒适、设备运转正常；根据部门需求规划办公空间（如新增人员工位调整、会议室功能升级），提升空间使用效率；
- 车辆与出行保障：管理公司公务车辆（如轿车、商务车），制定车辆使用流程（如申请审批、里程登记、用油记录）；安排司机定期进行车辆保养与年检，监督司机遵守交通规则，确保行车安全；统筹员工公务出行（如出差订票、接待客户用车），提前规划路线，保障出行高效；
- 会议与活动支持：负责公司重要会议（如高管会、部门例会、外部合作会议）的组织协调，包括会议室预定、设备调试（投影仪、麦克风、视频会议系统）、会议资料打印与分发、会议纪要整理归档；协助组织公司集体活动（如年会、团建、员工生日会），从方案策划、场地对接、物资准备到现场执行全程跟进，确保活动顺利开展。
（三）行政团队管理与能力提升
- 团队人员管理：根据行政部门工作量（如办公人数、活动频次）合理配置团队人员（行政专员、前台、后勤等），制定岗位职责说明书；结合员工能力与工作需求安排日常任务，在突发情况（如大型活动筹备、物资紧急采购）时灵活调度人力，确保工作有序推进；
- 培训与技能提升：制定行政团队培训计划，针对新员工开展岗前培训（如公司制度、办公软件使用、接待礼仪），安排老员工带教实操；定期组织在职员工培训（如公文写作技巧、供应商沟通话术、应急事件处理流程），提升团队行政服务能力；
- 绩效与激励管理：建立行政团队绩效考核体系，以 “工作完成效率、服务满意度（如各部门评分）、成本控制效果” 为核心指标，每月跟踪员工绩效；对绩效优秀者给予奖励（如绩效奖金、“行政服务之星” 称号），对落后员工进行一对一沟通，分析问题并制定改进计划，提升团队整体执行力。
（四）外部对接与成本控制
- 外部供应商管理：对接行政相关外部供应商（如办公用品供应商、保洁公司、物业、车辆维修厂、活动策划公司），建立供应商档案，定期评估供应商服务质量（如物资质量、响应速度、价格优势）；通过比价、谈判优化合作条款，续签优质供应商，淘汰服务不佳的供应商，确保行政服务性价比；
- 行政成本管控：制定行政部门年度预算（含物资采购、车辆使用、活动经费、办公场地租赁等），严格按照预算执行；定期统计行政费用支出（如每月办公用品费用、车辆油费），分析成本构成，识别可优化环节（如减少一次性物资使用、合并批量采购），合理降低行政运营成本，确保预算不超支；
- 政府与外部单位对接：协助对接政府相关部门（如工商局、税务局、街道办），处理行政相关事务（如营业执照变更、资质年检、政策申报）；协调外部单位（如消防、环保）完成办公场地合规检查，确保公司行政事务符合法律法规要求。
（五）应急事务处理与其他工作
- 应急事件响应：建立行政应急处理机制，针对突发情况（如办公区域断电断网、员工突发疾病、自然灾害预警）制定应急预案；在紧急事件发生时第一时间启动预案，协调资源（如联系维修人员、安排就医、组织疏散），降低事件对公司运营的影响；
- 其他行政事务：负责公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具）的登记、盘点与维护，监督固定资产合理使用，办理报废手续；收集各部门对行政服务的需求与建议，定期输出行政工作改进报告；完成上级交办的其他行政相关任务（如协助制定公司管理制度、接待外部来访人员）。
三、任职资格要求
（一）基本条件
- 年龄 28-40 周岁，本科及以上学历，行政管理、工商管理、公共事业管理等相关专业优先；
- 具备 3 年及以上行政工作经验，其中 1-2 年行政团队管理经验（如带领 2 人及以上小团队）；
- 熟悉行政工作全流程（物资采购、后勤保障、会议组织、制度建设），了解行政相关法律法规（如劳动合同法、消防安全规范）；
- 熟练使用办公软件（Word、Excel、PPT、Visio），具备基础公文写作能力（如撰写通知、报告、会议纪要），能操作基础办公设备（打印机、投影仪、视频会议系统）。
（二）能力要求
- 统筹协调能力：能整合行政资源（人力、物资、外部供应商），统筹多维度行政事务（如同时推进会议筹备、物资采购、活动组织），确保各项工作高效衔接；
- 沟通表达能力：能清晰与内部各部门沟通需求（如了解会议需求、收集服务反馈），与外部供应商谈判合作细节，具备良好的书面表达能力（如撰写制度文件、汇报材料）；
- 问题解决能力：面对行政工作中的突发问题（如物资断供、会议设备故障、员工投诉），能快速分析原因，制定可行解决方案（如临时调配物资、更换备用设备、协调解决投诉）；
- 成本意识与细节把控：具备较强的成本控制意识，能通过优化流程、比价谈判降低行政成本；对行政工作细节敏感（如会议资料准确性、物资库存数量、办公环境整洁度），避免因细节疏漏影响服务质量；
- 抗压能力：能适应行政工作的繁杂性（如多任务并行、突发事务多），在大型活动筹备、紧急事务处理等高压场景下保持高效工作状态。
（三）其他要求
- 具备较强的责任心与服务意识，主动为各部门提供行政支持，不推诿工作；
- 具备良好的职业素养，严格保密公司内部信息（如会议内容、员工资料）；
- 认同公司企业文化，遵守公司规章制度，具备团队协作精神。
四、工作流程（简化版）
- 晨间规划（8:30-9:00）：查看前一日行政工作完成情况（如未收尾的会议纪要、待采购物资清单）→确认当日重点任务（如组织会议、接待客户、供应商对接）→分配团队成员当日工作；
- 日间执行（9:00-17:00）：跟进重点任务进度（如检查会议筹备情况、核对物资采购清单）→处理各部门行政需求（如工位调整申请、用车申请）→对接外部供应商（如确认物资到货时间、沟通活动细节）→解决突发行政问题（如办公设备故障、员工投诉）；
- 晚间复盘（17:00-18:00）：汇总当日行政工作完成情况，记录未完成事项→收集团队成员工作反馈，协调解决遇到的困难→整理行政费用支出、物资库存等数据→制定次日工作计划。
五、考核与薪酬
（一）考核指标
- 服务质量指标：各部门对行政服务满意度（≥90%）、会议 / 活动顺利完成率（≥98%）、办公设备故障修复及时率（≥95%）；
- 效率与成本指标：行政工作任务完成率（≥98%）、行政预算执行率（≤100%）、行政成本同比降低率（≥5%，根据公司目标调整）；
- 团队与合规指标：行政团队员工流失率（≤5%）、员工绩效达标率（≥90%）、行政制度落地执行率（≥95%）、安全事故发生率（0，如无办公安全、行车安全事故）。
（二）薪酬结构
基本工资 + 绩效工资（按考核指标完成率计算，占比 30%-40%）+ 管理津贴（按团队规模核算）+ 补贴（交通补贴、通讯补贴、节假日值班补贴）+ 奖金（“行政效率奖”“成本控制奖”“年度优秀主管奖”），具体按公司薪酬制度执行。
六、职业发展路径
- 横向发展：行政主管→人力资源主管→综合管理主管→品牌公关主管；
- 纵向发展：行政主管→行政经理→行政总监→综合管理总监→公司高管（如总经理助理、运营副总）。