一、开工前阶段（前期资料准备）
1. 手续报批文件：协助办理工程开工前的各项报建、报监手续。
· 收集立项文件、规划许可证、用地许可证、施工许可证等。
· 准备并提交施工单位资质、人员资格证书、施工组织设计等报监资料。
2. 图纸与合同管理：
· 接收、登记、分发设计图纸、图纸会审纪要、设计变更通知单等。
· 管理工程合同、协议文件（施工合同、分包合同、材料采购合同等）。
3. 建立资料管理体系：
· 根据工程特点和当地档案馆、质检站的要求，建立一套完整的资料管理目录和档案盒系统。
二、施工过程中（过程资料收集与整理）
1. 施工技术资料：
· 技术交底记录：收集各级技术交底文件。
· 施工日志：督促并收集项目部的施工日志。
· 图纸会审、设计变更、工程洽商记录：及时登记、分发和存档。
2. 施工物资资料（材料/构配件/设备报验）：
· 收集所有进场材料的质量证明文件（出厂合格证、厂家检测报告、商检证明等）。
· 协助试验员进行材料取样送检，并取回正式的复试检验报告。
· 填写《工程材料/构配件/设备报审表》，报监理单位审批。
3. 施工测量记录：
· 收集施工放线、标高引测等测量记录和报验单。
4. 施工记录：
· 收集与施工过程相关的记录，如地基处理、桩基施工、混凝土浇筑、沉降观测等记录。
5. 施工试验资料：
· 收集各类施工过程中的试验报告，如：
· 土建类：砂浆、混凝土试块抗压强度报告、钢筋连接（焊接）试验报告、土壤压实度试验等。
· 安装类：管道强度及严密性试验、电气接地电阻测试、系统调试报告等。
6. 隐蔽工程验收记录：
· 这是质量控制的關鍵！在工程被隐蔽前，及时收集整理隐蔽验收记录（如钢筋、地基、防水层等），并报监理签字盖章确认。
7. 检验批、分项、分部工程质量验收记录：
· 按照《建筑工程施工质量验收统一标准》，随工程进度同步填写、报验和收集各检验批、分项工程、分部工程的質量验收记录。
8. 安全与功能抽查资料：
· 收集屋面淋水、地下室防水效果、建筑物垂直度、标高、全高测量等记录。
9. 监理往来文件：
· 处理与监理单位的日常文件往来，如报送《工程报验申请表》、《监理通知回复单》等，并保存好所有经监理签字盖章的文件。
10. 影像资料：
· 收集和整理能反映施工过程关键节点、隐蔽工程、新工艺、质量问题等情况的照片和录像资料。
三、竣工阶段
1. 竣工资料整理与组卷：
· 将施工过程中积累的所有资料进行系统的整理、编目、排序、装订成册。
· 按照当地城建档案馆的归档目录和要求，进行组卷，形成完整的竣工档案。
2. 编制竣工图：
· 负责督促、核查和收集根据施工实际情况（包括设计变更、工程洽商）修改完成的竣工图，并加盖竣工图章。
3. 编制工程竣工报告：
· 协助项目经理编制竣工验收所需的各类报告和总结。
4. 档案移交：
· 将整理好的竣工档案分别移交给建设单位、城建档案馆和公司内部存档。
· 办理正式的移交手续和清单。
四、其他综合管理工作
1. 会议纪要：参加工程例会，记录并整理分发会议纪要。
2. 文件收发与传阅：负责项目部的所有收发文登记、传阅和保管。
3. 信息化管理：使用专业的工程资料管理软件进行资料的录入、管理和检索。
4. 沟通协调：与建设单位、监理单位、设计单位、分包单位以及公司内部各部门保持顺畅沟通，确保资料流转及时、准确。