工作职责：

1. 资料收集与接收：

· 负责接收、登记项目（或公司）产生的所有文件、图纸、合同、报告、信函等各类资料。

· 主动向各相关部门（如工程、技术、采购、商务等）收集应归档的文件资料。

· 确保收集到的文件是最终版本，且签字、盖章等手续齐全。

2. 资料整理与编目：

· 对收集来的资料进行科学的分类、排序、编目、立卷和装订。

· 按照公司规定或行业标准对档案进行标准化整理。

· 为每一份文件建立清晰的标识和索引，便于快速检索。

3. 资料归档与保管：

· 负责将整理好的资料及时、准确地存入指定的档案柜或档案库房。

· 严格执行档案借阅、复制管理制度，办理借阅登记手续，并负责催还。

· 做好档案室的日常管理工作，包括“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光）工作，确保档案安全。

4. 电子资料管理：

· 使用专业的档案管理软件或办公软件（如OA系统、ERP系统）对电子文件进行同步管理。

· 负责电子文件的扫描、录入、存储、备份和权限设置，确保电子档案与纸质档案的一致性。

· 定期对电子数据进行备份，防止数据丢失。

5. 资料传递与报送：

· 根据项目进度和要求，向建设单位、监理单位、上级主管部门等报送相关文件。

· 负责与外部单位之间的文件收发工作，并做好记录。

6. 竣工验收资料准备（特别针对工程项目）：

· 在项目末期，集中整理、汇编所有工程资料，确保其完整、合规，以满足竣工验收和审计的要求。

· 协助办理工程档案的移交和备案手续。

7. 其他日常工作：

· 负责办公室日常文书工作，如打印、复印、传真等。

· 完成领导交办的其他临时性任务。

任职要求

一．教育背景：中专及以上学历，工程管理、档案管理、文秘、行政管理等相关专业优先。

二．经验技能：熟练使用Office办公软件（Word, Excel, PowerPoint）、档案管理软件，有时需要会使用CAD看图软件。

三．个人素质：

· 细心严谨：对数字和文字高度敏感，有极强的责任心，避免出错。

· 条理清晰：有很强的逻辑性和条理性，善于分类和归纳。

· 沟通能力：需要与多个部门打交道，良好的沟通能力有助于收集资料。

· 学习能力：能快速学习行业知识和相关的档案管理规范。

· 保密意识：对经手的涉密文件能严格遵守保密规定。

· 能适应跟随项目部长期出差