职位描述
（一）工程资料收集与核验
- 前期资料收集：项目启动阶段，协助收集立项审批资料（如项目建议书、可行性研究报告、规划许可证、施工许可证）、招投标文件（招标文件、投标文件、中标通知书）、勘察设计资料（勘察报告、设计图纸、图纸会审纪要）等，核对资料份数、签字盖章完整性，确保符合项目备案要求。
- 施工过程资料收集：跟踪施工进度，及时收集各分项工程（如地基基础、主体结构、装饰装修、机电安装）的过程资料，包括但不限于：
- 技术资料：施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、设计变更单、工程洽商记录；
- 质量资料：原材料 / 构配件进场检验报告（如钢筋、混凝土、防水材料）、隐蔽工程验收记录、分项 / 分部工程质量验收记录、检测报告（如混凝土强度检测、钢筋力学性能检测）；
- 安全资料：安全技术交底、安全教育记录、安全检查记录、特种设备验收记录（如塔吊、施工电梯）；
- 进度与商务资料：施工日志、工程量签证单、工程款支付申请、监理工程师通知单及回复。
- 资料核验：对收集的资料进行真实性、准确性核验，如检查施工记录中的时间、数据与现场实际是否一致，验收记录的签字盖章是否完整，检测报告的参数是否符合规范标准；发现资料缺失、错误或不符合要求时，及时反馈至相关责任人（如施工员、质检员、监理工程师），督促补充或整改。
（二）工程资料整理与编目
- 资料分类整理：按照国家《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）及企业 / 地方档案管理要求，对工程资料进行系统性分类，常见分类维度包括：前期审批类、勘察设计类、施工技术类、质量验收类、安全管理类、竣工结算类等，确保分类逻辑清晰，便于后续查阅。
- 资料编目与标识：为每份资料编制唯一编号（如按 “项目编号 - 分类代码 - 顺序号” 规则），填写资料台账（包括资料名称、编号、来源、份数、归档日期、保管人）；对纸质资料进行装订（如胶装、盒装），粘贴统一标识（注明项目名称、资料类别、编号、页码）；对电子资料建立加密文件夹，按相同分类逻辑存储，设置版本控制，避免资料混淆或丢失。
- 资料电子化处理：将重要纸质资料（如设计图纸、验收记录）进行扫描存档，确保电子版本与纸质版本内容一致；对电子资料进行格式统一（如 PDF 格式）、命名规范（如 “XX 项目 - 主体结构验收记录 - 202X0X0X”），便于线上检索与共享（需遵守企业数据安全规定）。
（三）工程资料审核与流转
- 内部资料审核：协助技术负责人、项目经理审核关键资料，如施工方案的完整性、设计变更的合规性、验收记录的规范性，提出资料修改建议，确保资料符合工程质量验收规范与档案备案要求。
- 外部资料对接：负责与监理单位、建设单位、政府档案管理部门对接资料流转事宜，如按监理要求提交施工资料供审核，接收监理工程师通知单并跟踪回复；向建设单位报送进度资料、结算资料，配合其进行资料核查；按政府部门要求提交竣工备案资料，跟进审核反馈。
- 资料流转记录：建立资料流转台账，详细记录资料的送出时间、接收人、流转用途（如审核、备案）、反馈结果及退回时间，确保资料流转可追溯，避免因流转环节导致资料丢失或延误。
（四）工程资料归档与移交
- 竣工资料汇编：项目竣工阶段，牵头汇编竣工资料，包括竣工图（按设计变更与现场实际情况修改绘制）、竣工总结、各类验收报告（单位工程竣工验收记录、消防验收报告、环保验收报告）、结算资料、备案证明等，确保竣工资料完整覆盖工程全周期，符合归档标准。
- 资料归档管理：将审核通过的工程资料（纸质 + 电子）按归档要求整理入库，纸质资料存放于专用档案柜（需满足防潮、防火、防虫要求），电子资料存储于企业指定档案系统或加密硬盘；编制《工程档案移交清单》，明确归档资料的类别、份数、存储位置及保管期限（如永久保管、长期保管）。
- 资料移交：按合同约定及政府要求，向建设单位、城市建设档案馆移交竣工档案，办理移交手续（双方签字确认移交清单）；协助后续运维单位查阅或借阅工程档案，办理借阅登记（注明借阅资料名称、用途、归还时间），确保档案安全使用。
（五）资料日常管理与维护
- 台账更新：定期更新工程资料台账，确保台账信息与实际资料状态一致（如新增资料及时录入、移交资料标注状态）；每月 / 每季度对资料进行盘点，核查资料完整性，发现缺失或损坏时及时处理（如补制、修复）。
- 资料保密与安全：严格遵守企业资料保密规定，不泄露工程核心资料（如未公开的设计图纸、结算数据）；做好资料安全防护，如纸质资料避免暴晒、水渍，电子资料定期备份（防止数据丢失），禁止未经授权的人员查阅或复制敏感资料。
- 资料查阅服务：为项目内部人员（如项目经理、技术负责人）及外部单位（如审计机构、运维单位）提供资料查阅服务，按流程办理查阅手续，协助定位所需资料，确保高效支持工程质量追溯、审计核查或运维改造工作。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕