主要职责：

（一）订单与流程管理

1、采购订单处理：

根据采购申请或采购人员的安排，制作、录入、发放和跟踪采购订单。

确保采购订单信息准确无误，包括物料编码、规格、数量、价格、交货期和付款条款等。

将已审批的采购订单发送给供应商，并确认供应商签收回执。

2、采购流程跟进：

跟踪订单的执行状态，与供应商保持沟通，确保按时交货。

协调到货后的入库事宜，与仓库部门对接，处理收货异常情况（如数量不符、质量问题的初步沟通）。

3、采购数据维护：

在ERP系统中，及时、准确地维护供应商信息、物料信息、采购订单状态等。

确保系统数据的实时性和准确性，为采购决策提供可靠依据。

（二）供应商关系协调

1、采购日常协调：

作为与供应商日常沟通的主要窗口，处理供应商的查询、催货、协调到货时间等。

向供应商收集必要的文件，如资质材料、质量协议书、报价单、质检报告、合格证、发票等。

2、采购资料管理：

建立并维护供应商档案，包括基本信息、合作协议、资质文件等。

协助采购人员完成新供应商的注册和初步资料审核。

（三）单据与文书工作

1、采购单据处理：

核对供应商提供的发票，确保与采购订单和入库单信息一致，并提交给财务部门进行付款。

处理采购相关的文件，如合同、技术协议、质量协议的归档与管理。

准备采购相关的报表和文件，如采购申请、付款申请等。

2、采购记录与归档：

负责采购部门所有文件、合同、订单和通信记录的分类、存档和保管，确保资料的完整性和可追溯性。

（四）数据统计与报表

1、采购数据统计：

定期统计采购数据，如采购金额、到货及时率、订单完成情况等。

协助进行采购成本的基础数据分析。

2、采购报表制作：

编制日常采购报表，如采购周报、月报，供管理层参考。

协助准备采购部门会议所需的资料和数据。

（五）内部协调与支持

1、部门间协作：

与仓库、质检、生产、财务等内部部门保持密切沟通，协调解决采购相关事宜。

例如：将到货信息通知仓库，将质量问题反馈给质检部门，跟进付款进度等。

2、采购日常行政事务：

负责采购部门的日常行政事务，如办公用品的申领、会议安排、接待来访等。

二、任职要求

1、学历专业： 大专及以上学历，物流、供应链管理、商务管理、文秘等相关专业优先。

2、工作经验： 1年以上采购内勤、行政文员或相关岗位工作经验，熟悉兽药动保企业采购流程者优先。

3、具体要求：

熟练使用办公软件： 精通Word、Excel（尤其是数据透视表和VLOOKUP函数）、PPT等。

系统操作能力： 熟悉ERP系统及采购管理软件的操作。

沟通能力： 具备良好的口头和书面沟通能力，善于内外部协调。

细心与责任心： 工作严谨细致，有高度的责任心，对数字敏感。

抗压执行能力： 能够同时处理多项任务，并在压力下保持工作效率和准确性。

团队合作： 具备良好的团队合作精神和服务意识。