一、日常行政事务处理
1. 文件与资料管理
- 负责公司文件、合同、档案的收发、登记、归档及保管，确保信息完整性和保密性。
- 整理会议纪要、报告等文档，及时更新电子或纸质档案系统。
2. 办公环境维护
- 管理办公区域秩序，协调工位分配、设备维护、卫生清洁等事务。
- 监督办公设施（如打印机、投影仪）的正常运行，联系维修人员处理故障。
3. 办公用品管理
- 采购、发放办公用品，定期盘点库存，控制成本并避免浪费。
- 管理固定资产登记及调配，协助处理报废或转移手续。
二、会议与日程支持
1. 会议管理
- 安排内部或外部会议，协调会议室预订、设备调试、材料准备等工作。
- 协助制作会议PPT、议程表，记录会议纪要并跟踪决议执行情况。
2. 领导日程协调
- 协助上级安排行程，包括差旅预订（机票、酒店、接送）、日程提醒等。
- 处理临时性日程调整，确保时间安排合理高效。
三、沟通与协调
1. 内外联络
- 接听电话、转接来电，记录重要信息并及时反馈。
- 接待来访客户，安排会面并做好基础商务礼仪服务。
2. 跨部门协作
- 协助各部门传递文件、通知或信息，协调资源需求（如用车、物资申请）。
- 跟进项目进度，推动跨部门事务的落实。