一、需求管理
1. 需求收集与分析
- 定期汇总各部门（保洁、工程、维保、食堂等）的物资/服务需求，编制采购计划。
- 审核需求合理性（如预算匹配度、规格合规性），避免重复采购或过度储备。
2. 库存监控
- 动态跟踪库存水平，设置安全库存阈值，及时触发补货机制。
- 优化库存周转率，减少呆滞品积压。
二、供应商全周期管理
1. 供应商开发与筛选
- 建立供应商库，定期更新资质信息（营业执照、行业认证等）。
- 通过招标、比价、实地考察等方式评估供应商综合能力。
2. 合作关系维护
- 与核心供应商谈判年度框架协议，争取价格优惠和账期支持。
- 定期开展供应商绩效评估（交货准时率、质量合格率、服务响应速度）。
三、采购执行与成本控制
1. 采购流程执行
- 按审批后的计划完成询价、比价、合同签订及订单跟踪。
- 确保采购流程符合公司内控及《招标投标法》等法规要求。
2. 成本优化
- 通过集中采购、替代方案、长期合作返点等方式降低采购成本。
- 监控预算执行情况，分析差异并提出改进建议。
四、质量与合规管理
1. 验收与质量把控
- 组织到货验收，核对数量、规格、质量标准（如环保认证、检测报告）。
- 对不合格品按合同条款处理（退换货、索赔等）。
2. 合规性保障
- 确保采购活动符合公司廉政规定及行业法规（如政府采购限额标准）。
- 留存采购记录（合同、发票、验收单）以备审计。
五、跨部门协作与应急处理
1. 内部协同
- 与财务部门对接付款流程，与使用部门沟通物资使用反馈。
- 参与新项目筹备（如设备选型、供应商推荐）。
2. 应急响应
- 制定紧急采购预案（如突发设备故障、极端天气物资储备）。
- 快速协调资源解决临时需求，确保服务连续性。
六、数字化与持续改进
1. 系统应用
- 使用ERP或采购管理系统实现流程线上化、数据可视化。
- 分析采购数据（如品类占比、供应商分布），优化采购策略。
2. 流程优化
- 定期评估采购流程效率，提出简化或标准化建议。
- 跟踪行业动态（如新材料、新服务模式），推动采购升级。
附加职责（根据企业规模）
- 招投标管理：组织公开招标或竞争性谈判，编制标书并参与评标。
- 合同管理：审核合同条款，跟进履约情况，处理争议。
- 团队管理：指导下属工作，组织采购相关培训。