1.物资及物料管理

负责工程物业部专属物资（如工具、耗材、劳保用品：安全帽、手套、电工胶布等）的采购申请、入库登记、领用核销，确保物资库存充足且台账清晰，避免浪费或短缺；

管理部门固定资产（如办公电脑、打印机、巡检设备），定期盘点、维护报修，更新资产台账，确保资产状态可追溯。

2.会议与日程协助

协助部门负责人组织工程例会、设备检修复盘会、应急演练总结会等，负责会议通知、议程整理、纪要撰写与分发，跟踪会议决议的落地进度；

协助协调部门人员排班（如 24 小时设备巡检岗、应急维修岗），记录考勤异常（如加班、调休），对接企管部（人力行政口）完成考勤统计。

3.费用报销与预算辅助

收集部门人员的公务报销凭证（如维修材料费、设备检测费、交通补贴），审核凭证合规性（发票真伪、审批流程），按公司财务要求整理报销单据并提交；

协助部门负责人编制年度 / 季度工程运维预算（如设备保养费、耗材采购费），跟踪预算执行进度，统计费用超支或结余情况，及时反馈预警。

4.工程档案系统化管理

负责工程物业部核心文档的归档与维护，包括但不限于：设备技术资料：各类设备（电梯、中央空调、消防主机等）的说明书、图纸、出厂合格证、年检报告；运维记录：日常巡检记录表、设备维修单、保养计划与执行台账、故障处理报告；合同与资质：供应商（如电梯维保公司、消防检测机构）合同、维保人员资质证书、工程改造协议等；建立电子 + 纸质双档案库，制定检索规则（如按 “设备类型 + 年份” 分类），确保相关人员可快速调取资料（如维修人员查设备参数、审查维保合同）

5.内外部沟通：对接商户与供应商

对接商业综合体内商户：接收商户的工程类诉求（如店铺电路故障、排水堵塞），记录诉求细节（时间、地点、问题描述），协调维修人员上门，跟进修复情况，回访商户满意度；

对接外部供应商 / 服务商（如电梯维保公司、消防检测机构、保洁公司、安保公司）：确认维保 / 检测时间（避开商户营业高峰），协助现场对接（如提供设备位置、配合测试），验收服务成果（如检查维保记录是否完整），跟进发票与费用结算。稽核保洁及安保人员日常出勤及服务质量。

6. 协助部门经理健全公司安全体系管理制度，收集相关资料整理归档。

任职要求：

1.大专及以上学历，行政管理、物业管理、工程管理等相关专业优先；

2.应届生：可接受无经验，但需具备较强的学习能力和执行力，有物业或工程相关实习经历者优先；

有经验者：优先考虑1-3 年商业综合体 / 大型写字楼 /
购物中心的工程物业内勤、行政助理经验，熟悉工程运维基本流程（如设备巡检、维修报修）者更具优势。

3.专业能力：岗位核心胜任力、文档与数据处理能力、熟练使用Office 办公软件（尤其是 Excel、Word）：能独立完成数据统计（如用 Excel 做设备故障台账、计算维保费用占比）、编制报表（如《月度运维总结》）、排版工程文档（如整理设备说明书、合同）。

具备基础档案管理思维：了解文档分类、归档逻辑（如按 “设备类型 + 年份”“合同有效期” 整理资料），能搭建清晰的电子 / 纸质档案库，确保信息可快速检索。