一、建档
1、改造项目在改造部接手后立即建档。
2、收集前期项目资料：招标文件、投标文件、改造方案、工程量清单、预算书图纸、施工合同等相关资料。
3、电脑中建立文件夹，工作中用文件袋或文件盒进行整理汇总。
二、过程跟踪
1、根据项目大小、规模、合同金额、管理层次、时间长短、结算方式等确定
项目类型。
2、根据建设方要求，开工资料：资质、人员、机具、材料报验，开工报告开工令签署等。
3、过程中每天进度照片收集、材料单收集、产品资料收集、签字资料跟踪收集。
4、及时跟项目负责人联系，对过程中的变更，对照图纸与方案做好变动记录等。
三、完工
1、完工资料整理，含材料数量、相关合格证资料、图纸（含变更图纸）、联系单等。
2、配合商务部做好住建部备案申报资料。
3、配合建设单位做好移交资料。（资料移交、移交单、编码图等）。
4、做好公司存档资料整理并存档。