总经理秘书岗位责任一、岗位基本信息

岗位名称：总经理秘书

所属部门：总经理办公室

直接上级：总经理

二、岗位目的

作为总经理与公司内部各部门以及外部合作伙伴沟通的桥梁，总经理秘书全方位协助总经理管理公司日常运营，保障各项工作高效、有序推进，维护公司良好形象，为公司战略决策提供坚实助力。

三、主要工作职责（一）行政事务协助

1 精心规划总经理日程，精准协调会议、商务洽谈、出差等活动，提前准备完备资料，及 提醒重要事项，最大化提升总经理工作效率。

2. 全面负责总经理办公室日常行政事务，包括文件收发、规范归档整理，合理采购与管理办 公用品，营造整洁、有序的办公环境，保障办公资源充足供应。

3. 深度参与公司级会议筹备，从会议通知发布、资料准备到会议室布置，全程把控。会议期 间，以高度专注记录会议内容，确保准确、完整，会后迅速整理并分发会议纪要。

4. 对会议决议进行严密跟踪，创建详细台账，明确责任部门与完成时间节点。定期统计执行进展，收集关键数据，形成详实的阶段性报告。

5. 全程跟进决议执行，主动与责任部门保持密切沟通，及时协调解决执行过程中的各类问题与阻碍。针对执行不力情况，迅速向总经理反馈，并协助制定有效解决方案。

6. 开展全面的会议结果评估，从会议组织效果、决议执行成果等多维度分析，总结会议组织及决议执行中的优点与不足，为后续会议优化提供有力依据。

（二）沟通协调

1. 作为总经理的核心代表，与公司内部各部门展开深度、高频次沟通，及时、精准传达总经理指示要求，认真收集各部门工作汇报与问题反馈，全力打通公司内部信息流通脉络，确保运营顺畅无阻。

2 深度参与外部商务活动的策划与执行，与合作伙伴、客户进行细致沟通协调，精心安排商务接待，展现公司卓越专业形象，维护良好合作关系。

3.积极协助总经理处理对外公共关系，如媒体沟通、政府事务等，实时反馈关键信息，为总经理决策提供参考依据。

（三）决策支持

1.广泛收集、梳理公司内外部行业动态、市场趋势等信息，进行基础分析与总结，为总经理战略决策提供初步的数据与信息支撑。

2.协助总经理起草、审核一般性公司文件，确保内容准确、逻辑严谨、语言恰当，契合公司战略方向与文化特色。

（四）其他工作

1.高效完成总经理交办的临时性、紧急性任务，具备出色应变与执行能力，迅速响应并高质量达成工作要求。

2.严格严守公司机密，妥善处理敏感信息，坚决维护公司利益与形象。

四、任职资格（一）教育背景

本科及以上学历，外贸商务、行政人事管理、工商管理、文秘等相关专业优先。

（二）工作经验

具有3年以上相关工作经验，有大型企业总经理秘书工作经历者优先考虑。

（三）专业技能

1.熟练运用办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint 等，具备优秀的文档处理与数据分析能力。

2.拥有出色文字表达能力，能撰写高质量文稿，具备一定公文写作经验。

3.具备优秀的英语听说读写能力，可障碍地应对涉外商务事务。

4.具有运用AI辅助办公、运用python做数据分析等计算机编程及软件运用能力优先。

（四）能力素质

1.具备卓越沟通协调能力，能与不同层级、部门人员高效沟通，妥善解决问题。

2.拥有较强组织策划能力，可独立组织各类会议、活动。

3.具备优秀时间管理与任务协调能力，能在多任务并行时合理安排工作，确保按时完成任务。

4. 具有较强学习与应变能力，能快速适应公司业务发展变化，应对突发情况。

5. 具备良好职业素养与保密意识，工作认真负责、严谨细致。

五、工作权限

1. 有权代表总经理协调公司内部各部门工作，获取相关信息与支持。

2. 在总经理授权范围内，处理部分行政事务与对外沟通事宜。

3. .对公司办公资源的调配有建议权，确保总经理办公室及相关工作顺利开展。

六、绩效考核

1. 工作业绩：依据协助总经理完成工作目标的情况，如会议组织成效、文件处理准确性与及时性、项目跟进成果等进行考核。

2. 工作能力：从沟通协调、文字表达、组织策划、时间管理等能力维度进行评估。

3. 工作态度：考核谦虚谨慎的工作作风、工作责任心、敬业精神、团队合作精神、保密意识等。

4.客户满意度：涵盖公司内部各部门对其服务的满意度，以及外部合作伙伴对商务接待等工作的评价。

七、职业发展路径

1. 晋升方向：行政经理、总经理助理等管理岗位。

2. 横向发展：可转岗至市场部、公关部等相关部门担任管理岗位，拓展职业发展空间。