软件项目经理要与客户、业务部门等相关利益者进行沟通，了解他们对软件的需求。例如，对于一个企业资源规划（ERP）系统的开发项目，项目经理需要与企业的财务部门、采购部门、生产部门等多个部门的人员交流，收集他们对系统功能（如财务模块的账务处理、采购模块的供应商管理等）、性能（如系统响应时间、数据处理速度）以及安全（如数据加密、访问权限控制）等方面的需求。

对收集到的需求进行分析，整理出需求规格说明书。这需要对软件开发的技术可行性、经济可行性等方面进行评估。比如，对于一个要求在极短时间内处理海量数据的需求，项目经理要判断现有的技术是否能够满足，或者需要采用何种新技术来实现。

根据需求分析的结果，规划项目的时间表。这包括确定项目的各个阶段，如需求分析阶段、设计阶段、编码阶段、测试阶段和部署阶段等的时间节点。例如，一个中型的软件项目可能规划为：需求分析阶段1个月，设计阶段1个月，编码阶段3个月，测试阶段1个月，部署阶段半个月。

分配项目资源，包括人力、物力和财力。对于人力分配，要根据开发人员的技术专长和项目任务的要求，合理安排人员到不同的模块开发任务中。例如，将擅长数据库开发的人员分配到数据库设计和开发任务中，将熟悉前端技术的人员安排到用户界面开发任务中。同时，要预算好项目所需的资金，包括软件开发工具的购买费用、服务器租赁费用等。