行政前台是企业的门面岗位,主要负责来访接待、电话转接、行政事务协助等工作:
一、来访接待与客户服务
访客管理:登记来访人员信息,判断来访目的并引导至对应部门或人员,对无关人员(如推销)礼貌阻拦。
形象维护:保持前台及公共区域整洁,展示企业良好形象。
基础咨询:回答客户关于公司概况的非保密性问题,提供常规信息支持。
二、通讯与文件处理
电话转接:及时接听电话并准确转接,记录重要留言或传真信息。
收发管理:负责公司邮件、快递、报刊的接收、登记及分发,确保文件及时传递。
文档协助:协助打印、复印、扫描文件,管理办公设备(如复印机)的日常维护。
三、行政事务支持
考勤统计:记录员工考勤数据,汇总后提交财务或人事部门。
用品管理:采购、发放办公用品,定期盘点库存并做好出入库登记。
会议协助:预定会议室、准备茶水、整理会议纪要等会务支持。
四、后勤与协调工作
差旅安排:团建活动为员工预订机票、酒店及交通,并做好行程记录。
活动协助:参与组织公司文化活动(如生日会、团建),协助人事行政部完成其他临时任务。
环境维护:监督办公区域6S管理(如绿植养护、设备电源关闭有保洁人员)。
五、数据与档案管理
信息存档:收集并核查客户或员工资料,建立电子或纸质档案。
报表处理:定期打印营业报表、考勤表等,确保数据准确性。
形象气质佳,具备商务礼仪基础;