外资药企
· 职位：质量部行政助理
· 地点：张江
· Contractor/长期

工作内容：
此候选人将为整个质量组织提供全面的行政支持，确保部门内部的高效运作和有效沟通。该职位协助中国区质量总监确保日常运营顺利进行。这个角色需要很强的组织能力、对细节的关注以及同时处理多项任务的能力。
活动和会议协调：
1. 组织、安排和协调会议、活动、研讨会、团队建设活动；
2. 安排、组织和协调内部和外部会议，包括准备议程、记录会议纪要和分发后续行动；
3. 协助质量领导团队规划和执行部门活动、研讨会和培训课程；
4. 协调访客管理的相应通信和物流；
行政支持：
1. 为中国区质量主管提供秘书支持，包括管理和协调日常日程、日历、约会、出差、演示、财务报销等；
2. 完成质量部的日常行政任务，如管理新员工入职、文件处理、财务报销、固定资产库存、在线文具应用程序和一般服务；
3. 按要求组织和维护部门文件、记录和文档，如当前的组织章程、部门演示文稿等；
4. 在SAP系统内支持质量部门处理采购请求、服务接收管理和成本控制；
5. 监督和管理质量部办公用品的库存；
6. 下订单并与供应商联络，以确保及时交付所需物品；
合规性和额外责任：
1. 充分理解并遵守公司的指导方针和政策，以确保所有行政流程符合公司SOP；
2. 根据需要支持QLT成员，并为实现团队或项目目标做出贡献；
3. 根据职能或公司的需要处理其他任务。
候选人要求：
1. 本科及以上学历，至少3年行政支持工作经验，最好是在质量或监管环境中；
2. 中英文流利，包括口语交流 ；
3. 较强的组织能力和多任务处理能力；
4. 精通Office软件和人工智能工具（Word、Excel、PowerPoint等）；
5. 有宣传能力和工具使用优先考虑（如新闻通讯稿撰写、视频制作、presentation制作）；
6. 注重细节，精确度高；
7. 积极主动，自我激励，责任心强；
8. 在快节奏的环境中具有适应性和灵活性；
9. 具有团队合作精神，良好的人际交往能力；
10. 能够独立工作，有效地安排任务的优先级；
11. 具备质量或监管方面的知识者优先。