一、岗位职责

（一）投标与报价事务辅助

1、 协助销售团队开展项目投标前期准备工作，包括招标信息收集（军方采购平台、集团官网等合规渠道）、投标文件基础资料整理（资质证明、业绩案例、授权文件等），确保资料完整且在有效期内。

2、 配合编制投标文件，负责商务部分（如报价汇总、资质复印件整理、投标函撰写）的录入与排版，协助技术部门完成文件整合；其中涉密投标文件需按规定提交保密办审核，全程在涉密设备上操作，严禁信息外泄。

3、 协助完成报价管理工作，根据企业定价标准及项目成本核算表，整理报价基础数据，提交上级审核；建立报价台账，记录报价版本、调整历史及审批意见，确保报价可追溯。

4、 负责投标文件的封装、签章及递交工作，严格按招标文件要求完成密封标识，跟踪投标文件递交进度，及时向销售团队反馈递交结果；投标结束后按规定整理投标资料并归档（涉密文件单独加密存档）。

（二）合同管理辅助

1、 协助销售工程师完成销售合同的初步整理与审核对接，包括核对合同条款与投标文件一致性、整理合同附件（技术协议摘要、保密条款说明等），确保合同内容完整、核心信息无误。

2、 负责合同流转与签章协调工作，按企业流程提交法务、财务、保密办等部门审核，跟踪审核进度并及时反馈给销售团队；协助完成合同签订后的用印手续，确保签章规范。

3、 建立合同管理台账，详细记录合同编号、客户信息、合同金额、交付周期、付款节点、保密要求等核心信息，定期与财务部门核对回款情况，提醒销售团队跟进到期款项。

4、 负责合同及相关文件的归档管理，按涉密等级分类存储，建立归档清单；严格执行涉密合同借阅、复制审批流程，确保合同信息安全。

（三）客户关系维护辅助

1、 协助销售工程师完成客户基础信息管理，整理客户调研资料、对接记录，更新客户信息档案（涉密信息需加密），确保客户单位、联系人、需求偏好等信息准确完整。

2、 负责日常客户事务辅助，包括商务函件（非涉密）的起草与发送、客户来访接待准备（会议室布置、资料准备、行程衔接）、技术交流或商务会议的纪要整理（涉密会议纪要需经保密审核后归档）。

3、 跟踪客户需求响应进度，协助传递客户诉求至内部售后、研发部门，记录需求处理情况并及时反馈给客户；定期协助发送客户关怀信息（如节日问候、产品使用提示），辅助维护客户关系。

（四）销售数据与事务支撑

1、 负责销售数据的日常统计与整理，按要求填报销售台账、订单明细表、回款进度表等，确保数据及时、准确；定期汇总销售数据，协助编制销售周报、月报，为销售团队及管理层提供数据支撑。

2、 协助销售团队完成费用报销与核算工作，整理销售过程中的差旅、招待等合规票据，按企业财务制度填写报销单据，跟踪报销进度；建立销售费用台账，监控费用支出是否符合预算。

3、 负责销售团队的日常事务支撑，包括会议通知、资料打印（涉密资料需在涉密打印机操作）、办公用品申领、出差票务及酒店预订等，保障团队工作高效开展。

（五）保密与合规执行

1、 严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《保密资格认定办法》及企业保密管理制度，明确自身保密职责，仅在涉密办公区域处理涉密文件，严禁在非涉密设备或网络中存储、传输涉密信息。

2、 负责经手的涉密载体（如涉密投标文件、合同副本、客户涉密资料）的日常管理，按规定办理收发、登记、存储手续，使用完毕后及时交还保密办或存入涉密文件柜，离职时需完成涉密载体清退。

3、 参与企业组织的保密教育培训及应急演练，学习保密知识与技能，提升保密意识；定期自查工作环节的保密风险（如文件存放是否规范、涉密设备使用是否合规），发现问题立即上报并整改。

4、 确保商务工作符合行业合规要求，协助核查投标文件、合同条款的合规性，避免出现违反招投标规定、反商业贿赂等问题；留存相关合规证明材料，配合上级及监管部门的合规检查。

（六）商务资料与品牌素材管理

1、 负责商务资料的整理与维护，包括企业资质文件（武器装备科研生产许可证、保密资格证等）、业绩案例汇编、产品宣传册（涉密内容已脱敏）等，确保资料版本最新、内容准确。

2、 协助管理区域内品牌推广素材，按营销部门要求分发宣传资料，记录资料领用情况；参与行业展会、技术研讨会等活动的前期准备工作（如物料清点、参会人员信息统计），活动后整理资料并归档。

3、 建立商务资料管理台账，分类记录资料种类、数量、领用记录及销毁情况，对过期或作废资料（含涉密资料）按规定提交保密办销毁，严禁私自处置。

二、任职资格要求

（一）学历与专业

1、 本科及以上学历，市场营销、工商管理、行政管理等商务相关专业，或电子信息、机械工程等相关工科专业（具备商务+复合知识背景者优先）。

2、 具备1年以上企业商务或销售内勤工作经验，且表现优秀者，学历可放宽至大专。

（二）工作经验

1、 初级商务助理：1年以上商务辅助或行政内勤工作经验，有企业实习或工作经历者优先；了解行业基本常识及保密工作基础要求，能熟练完成资料整理、数据录入等基础工作。

2、 中级商务助理：3年以上企业商务助理工作经验，参与过至少5个完整项目的投标或合同辅助工作；熟悉项目招投标流程、合同管理规范及保密制度，能独立完成投标文件商务部分编制与合同台账管理。

（三）技能要求

1、 事务处理能力：具备优秀的资料整理与数据统计能力，能快速完成文件录入、排版及台账编制；具备良好的时间管理能力，能高效对接多岗位需求，确保工作有序推进。

2、 办公软件技能：熟练使用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，掌握Excel数据函数（如VLOOKUP、数据透视表）及Word样式排版功能；能操作涉密办公设备（涉密计算机、打印机）者优先。

3、 保密与合规技能：熟悉保密基本法规及企业保密制度，能规范处理涉密文件与载体，无保密违规记录；了解招投标及合同管理的基本合规要求，持有“涉密人员岗位培训证书”者优先。

4、 沟通协调能力：具备良好的语言表达与沟通能力，能清晰传递信息、协调内部部门及客户事务；具备基本的客户服务意识，能耐心处理客户基础咨询。

（四）素质要求

1、 政治素质：政治可靠，拥护党的领导，严守保密纪律，无违法违纪记录，通过涉密人员政审（含亲属背景、社会关系等审查）。

2、 职业素养：具备极强的责任心与严谨细致的工作作风，确保商务文件及数据准确无误；具备良好的团队协作精神，能主动配合销售团队完成工作。

3、 保密意识：将保密工作融入日常事务，具备敏锐的保密风险防范意识，自觉遵守保密操作规范，维护国家秘密及企业核心利益。

三、权责范围

（一）权力

1、 对销售团队商务资料的完整性、及时性有提醒权；对不符合保密规定的文件使用行为有制止权及上报权。

2、 对投标文件、合同资料的整理进度有跟踪权；对内部部门配合商务事务有协调建议权。

3、 对销售数据统计中发现的异常情况有上报权；对商务工作流程优化有建议权。

（二）责任

1、 对投标文件、合同资料的整理准确性、完整性负责；对因资料遗漏或错误导致的投标失误、合同问题承担相应责任。

2、 对销售数据统计的及时性、真实性负责；对台账记录混乱或数据错误导致的管理问题承担责任。

3、 对经手的涉密文件及载体安全负责，因操作不当导致泄密的，承担相应责任及法律后果。

4、 对客户事务辅助的响应效率及服务质量负责；对商务会议纪要、函件等文件的准确性负责。

四、其他说明

1、 本岗位职责说明书依据行业商务工作特性及企业实际业务制定，随业务发展及政策调整可动态修订。

2、 本岗位人员需签订《涉密人员保密承诺书》《商务岗位保密责任状》，接受定期保密审查及岗位考核。

3、 本岗位需定期参加保密培训、商务流程培训及办公技能培训，不断提升综合工作能力。

4、 接触核心涉密文件的岗位人员，需按规定签订《竞业限制协议》，明确脱密期管理要求及相关义务。