档案管理员的工作核心是围绕 “工程项目技术档案” 的生命周期展开，同时兼顾其他类型档案。

一、 档案管理体系搭建

1、明确目标与原则： 确定搭建档案管理体系的目标；

2、确定管理模式；

3、制定制度框架： 草拟《公司档案管理办法》核心框架，明确管理职责、基本原则；

4、构建分类与编号体系；

5、制定核心管理标准：明确归档范围与保管期限表，档案整理规范，密级划分标准；

6、设计全流程管理制度：

6.1、归档流程： 明确归档时间、移交手续、质量要求。

6.2、借阅利用流程： 设计借阅申请、审批、登记、归还、催还全流程，确保可追溯。

6.3、鉴定销毁流程： 规定到期档案的鉴定、审批、销毁执行与监销流程。

6.4、安全管理规定： 包括实体安全（库房“八防”：严格落实防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防污染措施。定期检查温湿度计、灭火器、监控等设备。）与信息安全（电子档案权限、备份、防篡改）。

二、 前端控制与日常收集整理

1、业务指导

1.1、为设计部、项目部的兼职资料员提供培训，明确各类文件（图纸、计算书、报告、邮件等）的归档范围、格式和质量要求。

2、过程检查

2.1、不定期检查重点项目文件的形成、积累情况，确保重要过程文件不被遗漏。

3、归档接收与初审：

3.1、定期（如每月/每季度）或按项目节点，主动接收各设计所、项目部移交的纸质与电子文件。

3.2、对照《归档范围清单》，检查文件材料的齐全性、完整性、规范性（如签字盖章是否完备、图签是否规范、格式是否符合要求）。

3.3、对不符合要求的文件，退回并指导经办人补充完善。

4、系统化整理与著录：（科学分类与组卷，规范编目与编号）

4.1、分类编号：按照既定的分类方案（通常按“年度-项目号-专业/阶段”），为档案赋予唯一标识号。

4.2、编目装订：对纸质文件进行排序、组卷、编页码、填写卷内目录和备考表，最后装订成册。

4.3、数据录入：将档案的核心元数据（如题名、责任者、日期、密级、关键词、存放位置等）准确、完整地录入档案管理信息系统，生成检索条目。

三、实体档案保管与维护

1、库房日常管理：

1.1、执行每日/每周库房安全与环境检查（温湿度记录、消防设备、防盗情况）。

1.2、对新入库档案进行排架、上架，确保存放有序、定位准确。

1.2、定期进行除尘、除虫等物理保养工作。

2、保管与保护：

2.1、对珍贵、重要或破损的图纸、文件进行修复、托裱或数字化抢救。

2.2、管理不同载体的档案，如蓝图、硫酸图、底图、胶片、模型等，采取相应的特殊保管措施。

2.3、负责档案的调卷、归位，确保“账、物、位”一致。

四、数字化与信息化建设

1、数字化加工：

1.1、对纸质档案（尤其是历史档案和常用档案）进行扫描、图像处理（纠偏、去污、拼接）。

1.2、将数字化图像与档案管理信息系统中的条目进行精准挂接，形成电子档案。

1.3、检查数字化成果的质量（清晰度、完整性）。

2、系统维护与数据安全：

2.1、维护档案管理系统的正常运行，管理用户权限。

2.2、定期对电子档案数据进行异质备份（如服务器、硬盘、光盘等），确保数据安全。

2.3、参与系统功能的优化需求讨论。

五、利用服务与对外支持

1、日常查借阅服务：

1.1、受理公司内员工的档案查询、借阅、复制申请，核实审批手续。

1.2、快速、准确地通过系统检索或手工检索定位档案，并办理出库手续。

1.3、对借出档案进行催还、验收，确保完好归还。

2、深度利用与专项支持：

2.1、按照公司要求为各部门整理配套申报材料。

2.2、迎检备查；

六、业务监督与内部管理

1、指导与培训：

1.1、对各部门兼职档案员进行业务指导，发放归档须知。

1.2、组织或参与全公司档案知识培训，提升全员归档意识。

2、鉴定与处置：

2.1、定期对保管期限到期的档案进行价值鉴定，提出存毁建议清单。

2.2、组织鉴定小组会审，对确定销毁的档案按规定程序进行监销，并做好记录。

3、统计与报告：

3.1、定期统计档案的入库量、借阅量、数字化进度等关键数据。

3.2、编制档案工作年报，向上级汇报工作成果与存在问题。

七、其他

1、上级领导交代的其他工作。

任职要求

1、大专及以上学历。档案学、情报学、信息资源管理、工程管理、土木工程、建筑学等相关专业优先。年龄24-40周岁

2、2年以上档案管理或相关工作经验，有工程设计院、勘察设计单位、建筑企业或大型科技档案管理经验者优先。

3、其他优先考虑条件：持有档案专业职称或相关职业资格证书。主导或参与过档案数字化项目实施或档案室达标认证工作。熟悉CAD图纸管理及科研成果归档管理者。

4、档案专业知识： 掌握档案管理基础理论，熟悉《档案法》、GB/T 11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法规标准，了解工程项目文件的归档流程。

熟练操作档案管理软件；精通Office办公软件；掌握基本的图像处理（如Adobe Acrobat, Photoshop基础功能）和数据处理技能。

5、责任心与保密意识： 工作极度细致、严谨，有强烈的责任心和原则性，严格遵守保密纪律。

6、条理性与执行力： 做事有条不紊，能高效处理大量繁琐事务，执行力强。

7、服务意识与沟通能力： 具有良好的服务精神和耐心，善于与不同部门的同事沟通协作。

8、学习能力： 能够主动学习新的档案管理技术、标准和行业知识。