岗位名称： 总经理助理 / 总经理秘书
直属上级：总经理
一、核心行政与日程管理
1. 日程管理专家：
· 优先级管理： 科学、精准地安排总经理的日程（会议、差旅、会见、内部事务等），并进行优先级排序和提醒，确保时间高效利用。
· 日程排程： 处理并协调所有会议请求，统筹安排日程，避免冲突。
· 提醒与准备： 提前提醒并准备所有日程所需的文件、资料、背景信息。
2. 会议管理： 负责总经理主持或参与的会议通知、场地安排、材料准备与分发、会议记录与纪要撰写、决议事项的跟踪督办。
3. 文书与信息处理中心：
· 文件处理： 起草、审核、呈报、流转、归档总经理相关的各类公文、报告、演讲稿、PPT演示稿等。
· 信息筛选： 对收到的邮件、信函、报告进行初步筛选、分类和摘要，为总经理提炼关键信息。
· 档案管理： 建立并维护总经理的电子及纸质文件档案系统，确保快速检索。
二、沟通协调与关系维护
1. 内部枢纽：
· 作为总经理与公司内部各部门之间的沟通桥梁，准确传达指示和要求，并及时反馈各部门信息。
· 协调跨部门需要总经理关注或决策的事项，推动流程进展。
2. 外部窗口：
· 负责接待总经理的重要访客（客户、合作伙伴、政府官员等），展现公司专业形象。
· 处理总经理的外部电话、邮件，礼貌、得体地进行过滤和转接。
三、项目支持与跟办督办
1. 项目助理： 协助总经理跟进重要项目或战略举措，收集进展信息，协调资源，并定期汇报。
2. 决策支持： 根据要求，进行简单的数据收集、市场调研或信息整理，为总经理决策提供参考依据。
3. 督办执行： 跟踪总经理各项决议、批示的落实情况，并向总经理反馈，形成闭环管理等。
任职要求：
· 教育背景： 文秘、行政管理、工商管理、语言类等相关专业专科及以上学历。
· 工作经验： 3年以上中高层管理助理或秘书经验，有同行业背景者优先。
· 核心技能：
· 卓越的沟通协调能力： 情商高，处事灵活，能妥善处理各种复杂关系。
· 出色的文书能力： 优秀的文字功底，能熟练撰写各类公文和报告。
· 极强的保密意识和忠诚度： 这是该岗位的立身之本。
· 熟练的办公软件技能： 精通Office（尤其是PPT和Excel），熟悉OA等办公系统。
· 优秀的抗压与多任务处理能力： 能在高强度、快节奏下保持冷静、细致、有条理。
· 出色的商务礼仪与形象： 代表总经理和公司形象。
· 个人特质： 主动性强、思维缜密、有前瞻性、责任心极强、服务意识突出。