一、岗位职责

1. 高级行政与日程管理：

• 全面负责总经理的日程管理，包括但不限于会议、差旅（含跨国行程）、约会等的精准安排、优先级排序与及时提醒，确保日程高效、无冲突。

• 负责总经理各类会议的组织、筹备与协调（包括董事会、管理层会议、客户会谈等），准备会议议程、材料，做好会议记录并跟踪决议事项的落实。

• 高效、专业地处理总经理的来电、来信、邮件及来访接待，充当第一道关口，筛选并优先处理重要事务。

2. 文书与文档管理：

• 熟练起草、撰写、校对及翻译各类中英文商务文件，包括但不限于报告、演示文稿、信函、合同、电子邮件等，确保内容准确、格式专业。

• 建立并维护高效的电子及纸质文件管理系统，确保所有重要文档、合同和记录的保密性、安全性与快速检索。

3. 差旅与活动协调：

• 负责总经理复杂的国内外差旅安排（尤其侧重海外出差），包括签证办理、国际机票预订、酒店安排、地面交通及差旅报销等全套事宜。

• 协助策划、组织并执行公司重大活动、客户活动及海外团队来访接待。

4. 沟通与关系管理：

• 作为总经理的延伸，与公司内部各部门、海外分支机构/团队及外部重要客户、合作伙伴（含海外客户与伙伴）保持密切、顺畅、专业的沟通。

• 准确传达总经理的指令和意见，并有效反馈各方信息，确保信息流高效准确。

5. 专项项目支持：

• 在总经理的指导下，协助进行特定市场研究、数据收集与分析，为管理决策提供信息支持。

• 独立或协同完成总经理交办的特定项目跟进与协调工作。

• 二、任职要求 (Qualifications & Requirements)

• 1. 学历与经验：

  • 本科及以上学历，商务英语、行政管理、工商管理、外语类等相关专业优先。

  • 具备3年及以上中型以上企业或跨国公司总经理/高管助理工作经验。

  • 必需具备海外学习、工作或长期支持海外业务的经验，深刻理解跨文化商务环境。

  2. 语言能力：

  • 英语能力为核心要求：听说读写译流利，达到专业工作语言水平（专八以上水平）。

    • 书面： 能独立撰写、翻译地道专业的英文商务文件，无语言障碍。

    • 口语： 能作为总经理的翻译陪同参加国际会议、商务谈判及海外出差，沟通无障碍。

  • 普通话标准，中文文案功底扎实。

  3. 核心技能与素养：

  • 卓越的沟通与协调能力： 具备高超的情商（EQ）和人际交往技巧，能灵活处理各种复杂内外部关系。

  • 极强的保密意识与忠诚度： 能处理高度机密信息，并始终保持绝对的谨慎和忠诚。

  • 主动性与前瞻性思维： 能预见需求，主动思考，想在领导前面，提供解决方案而非提出问题。

  • 出色的抗压性与多任务处理能力： 能在高强度、快节奏的工作环境下，同时处理多项紧急任务并保持冷静、专业。

  • 超凡的细心与严谨： 对细节有极致的追求，确保各项工作零失误。

  4. 技术技能：

  • 精通MS Office套件（Word, Excel, PowerPoint, Outlook），能制作高质量的商业文档和演示稿。

  • 熟悉各类办公设备和远程会议系统（如Zoom, Teams, Webex等）。