一、前期资料筹备与对接
立项与审批文件管理
收集并整理项目前期文件：
政府批文（建设用地规划许可证、施工许可证）；
招投标文件（招标文件、投标文件、中标通知书）；
合同文件（施工合同、监理合同、分包合同）。
建立文件台账，标注文件编号、份数及审批状态（如 “已盖章”“待备案”）。
图纸与设计文件接收
接收设计院全套施工图纸（建筑、结构、水电等专业），执行：
图纸签收登记（记录接收日期、版本号及变更状态）；
图纸分类归档（按专业、分部分项工程整理）；
及时发放至项目部各岗位（如项目经理、技术负责人），并留存发放记录。
二、施工过程资料动态管理
质量控制资料收集
整理材料与构配件质量证明文件：
钢筋、水泥出厂合格证及复试报告；
防水材料检测报告；
混凝土、砂浆配合比设计单及试块强度报告。
建立材料进场台账，确保 “证物相符”，如钢筋复试报告与现场使用批次对应。
施工记录与验收资料整理
收集分部分项工程施工记录：
隐蔽工程验收记录（如钢筋隐蔽前需附照片及验收签字）；
混凝土浇筑记录（浇筑部位、方量、坍落度实测值）；
地基验槽记录（地质情况描述、钎探数据）。
整理检验批、分项及分部工程验收资料，按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB 50300）填写验收记录表，经监理、甲方签字确认后归档。
设计变更与技术资料管理
跟踪设计变更文件：
及时编号、登记并发放至相关班组；
在图纸上标注变更内容，确保施工依据最新版本；
整理变更工程量签证单，提交预算员作为结算依据。
三、进度资料管控
进度与签证资料管理
收集工程进度相关资料：
施工日志；
进度计划报审表；
工期签证文件。
四、验收阶段资料汇总与移交
竣工资料组卷
按城建档案管理要求整理竣工资料，包括：
工程管理文件：开工报告、施工总结、竣工验收报告；
质量控制文件：材料复试报告、隐蔽工程验收记录、分项分部验收记录；
竣工图：按变更内容修改后的最终版图纸（加盖竣工图章）；
声像资料：关键工序影像。
组卷要求：按专业分册，页码连续，目录清晰，装订符合档案管理标准。
资料验收与移交
配合监理、甲方及档案馆进行资料预验收：
对缺失资料及时追补；
按审核意见修改完善。
向建设单位、档案馆移交资料，办理移交手续（双方签字盖章的移交清单），留存移交记录。
五、资料信息化与档案管理
电子资料管理
建立电子资料台账，使用专业软件（如筑业资料管理软件）进行：
资料扫描存档；
分类编码；
备份管理。
档案借阅与保密
制定资料借阅制度：
填写《资料借阅登记表》（借阅人、日期、用途、归还日期）；
对涉密文件（如合同、招投标文件）限制借阅范围，确保资料安全。
六、与其他岗位的协作衔接
与技术员：接收技术交底、施工方案等文件，核对签字完整性后归档；
与质量员：收集质量验收记录，确保验收资料与施工进度同步；
与安全员：归集安全检查记录、整改通知，跟踪闭环情况；
与项目经理：提供资料统计数据（如已完工程量证明），协助项目结算。
核心能力要求
专业资质：具备建筑工程、档案管理等相关专业学历，持有资料员岗位证书，熟悉《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328）；
实操技能：熟练使用资料管理软件、CAD 及办公软件，能独立组卷及处理电子档案；
细心与耐心：需细致核对资料签字、日期、数据逻辑（如混凝土试块龄期与强度报告对应），避免错漏。
材料进场时：核对钢筋出厂合格证与复试报告的炉批号是否一致，确保材料可追溯；
隐蔽工程验收前：提前整理钢筋隐蔽记录，检查监理签字是否齐全，避免验收延误；
竣工结算时：提供完整的设计变更、签证单台账，协助预算员准确计算变更工程量。