一、岗位概述

秘书是企业/组织的核心行政支持角色，主要负责协助管理层（如总经理、部门负责人、董事会等）处理日常事务，保障组织内部运转高效、信息传递畅通。其工作兼具事务性、协调性与支持性，是连接管理层与各部门、内外部资源的关键纽带。

二、核心职责


1. 日常行政事务管理

• 办公环境维护：统筹办公用品采购、库存管理，确保办公设备（打印机、投影仪等）正常使用；协调物业、保洁等后勤支持，保障办公区域整洁有序。

• 差旅与行程安排：根据领导需求制定差旅计划（机票、酒店预订、交通衔接），准备行程资料（会议议程、客户背景、当地政策等），跟进返程报销流程。

• 文件与档案管理：负责文件收发、登记、传阅及归档（纸质/电子档案），确保机密文件安全存储；起草/修订一般性公文（通知、函件、纪要等），规范格式与流程。

2. 会议与活动组织

• 会前筹备：根据会议需求预订会议室，准备会议材料（PPT、数据报表、议题清单），调试设备（音响、视频会议系统），发送会议通知并确认参会人员。

• 会中支持：担任会议记录员，准确记录决议、行动项及责任人；协助领导把控会议节奏，处理临时议题或突发状况。

• 会后跟进：整理会议纪要并分发，跟踪决议执行进度，定期向领导汇报结果；组织公司内部活动（年会、团建、外部接待），协调场地、物料、嘉宾接待等细节。

3. 沟通协调与资源对接

• 跨部门协作：传达领导指示至相关部门，收集反馈并汇总上报；协调解决部门间事务性冲突（如资源分配、流程衔接），推动工作落地。

• 外部对接：接待来访客人（客户、合作伙伴、政府人员），引导至对应负责人；协助处理快递、信件、访客登记等外部事务。

4. 信息管理与决策支持

• 信息收集与整理：关注行业动态、政策变化及公司内部数据（如销售进度、项目风险），筛选关键信息形成简报，供领导参考。

• 日程与优先级管理：统筹领导日程安排（会议、拜访、电话），平衡紧急与重要事务，避免时间冲突；预判潜在工作量，提前协调资源保障效率。

三、任职要求

1. 基础条件

• 学历：大专及以上学历，行政管理、文秘、汉语言文学、工商管理等相关专业优先；优秀应届生可放宽专业限制。

• 年龄与形象：18-28岁，形象得体，具备良好的职业礼仪（尤其服务高管或外企时）。

2. 核心技能

• 办公软件：熟练使用Office全家桶（Word/Excel/PPT），精通Excel函数（如VLOOKUP、数据透视表）及PPT可视化排版；掌握PDF编辑、思维导图工具（XMind/ProcessOn）者优先。