一、行政事务处理

1. 接待与沟通：

· 接听和转接公司总机电话，礼貌应答咨询，并做好信息记录。

· 接待来访客人，引导至会客室，并通知相关对接人员。

2. 文书与文档管理：

· 负责公司各类文件、通知、报告、纪要的起草、打印、复印、整理、归档和分发。

· 建立并维护完善的纸质和电子档案管理系统，确保文件易于查找和保密。

· 管理和更新员工通讯录、名录等基础信息。

3. 办公环境与物资管理：

· 管理办公用品和设备的申购、采购、领用、登记和库存管理（如文具、打印纸、墨盒等）。

· 维护办公室公共区域的整洁与秩序。

· 协调处理办公设备（如打印机、复印机、传真机）的日常维护和报修。

二、数据与信息处理

1. 数据录入与统计：

· 将各种信息准确、及时地录入电脑系统（如Excel, ERP系统等）。

· 制作简单的数据统计表格和图表，如销售数据汇总、考勤统计等。

2. 信息传达：

· 负责内部员工通知、会议安排等信息的传达工作。

· 管理公司内部公告栏或信息发布平台（如企业微信群、邮件群组）。

三、会议与活动支持

1. 会前准备：预订会议室、准备会议议程、打印并分发会议资料、调试会议设备（投影仪、话筒等）。

2. 会中服务：进行会议记录，准确捕捉会议要点和决议。

3. 会后整理：整理会议纪要，并经领导审阅后分发至相关人员，跟踪会议决议的落实情况。

4. 活动协助：协助上级筹备公司内部活动（如年会、团建、庆典等），负责一些后勤支持工作。

四、人事与考勤辅助

在一些中小型企业，文员可能需兼任部分初级人事工作。

1. 考勤管理：记录、统计和汇总员工每月考勤数据（请假、加班、迟到、早退等），并提交给人事或财务部门。

2. 招聘辅助：发布招聘信息、收集和初步筛选简历、安排面试时间、通知候选人。

3. 入职办理：协助新员工办理入职手续，如发放办公用品、安排工位、介绍公司基本规章等。

五、财务相关辅助工作

1、对账辅助：协助与供应商进行简单的对账工作（如办公用品供应商）。

2、仓库盘点工作

办公室文员所需的核心能力与特质：

· 熟练的办公软件操作能力：精通Word, Excel, PowerPoint, Outlook等MS Office软件是基本要求。

· 良好的沟通能力：需要与内部同事和外部客户进行有效、清晰的沟通。

· 细致认真与准确性：处理文件和数据时必须高度仔细，避免出错。

· 条理性与时间管理能力：能同时处理多项任务，并分清主次，合理安排工作顺序。

· 保密意识：能接触到公司内部文件和信息，必须严守公司机密。

· 积极主动的服务意识：乐于协助同事，能预见需求并主动提供服