一、生产数据管理：核心业务支撑
生产数据是车间生产进度、效率分析的核心依据，车间文员需确保数据的及时性、准确性和完整性，具体工作包括：
- 生产数据统计与录入
- 每日收集生产一线的关键数据，如产量（实际产量、计划产量）、工时（员工实际工作时长、设备运行时长）、合格率（合格产品数量、不良品数量及原因分类）、在制品数量等；
- 按照企业规定的格式（如 Excel 表格、ERP 系统 / 生产管理系统）录入数据，避免错填、漏填，确保数据与生产实际一致。
- 生产报表编制与提交
- 定期（每日 / 每周 / 每月）编制生产报表，如《生产日报表》《周产量汇总表》《月度生产效率分析表》等；
- 分析数据差异（如实际产量与计划产量的偏差、合格率波动原因），标注关键问题并反馈给车间主任或生产管理部门，为生产决策提供数据支持。
- 数据存档与追溯
- 建立电子 / 纸质数据档案，按日期、产品型号、生产线分类存档，确保后续可追溯（如查询某批次产品的生产数据、历史不良品记录）；
- 定期备份电子数据，防止数据丢失。
二、文档与记录管理：规范生产流程
车间文员需负责生产相关文档的流转、归档，确保生产流程符合企业制度及行业规范，具体包括：
- 生产指令与单据处理
- 接收企业计划部门下发的《生产任务单》《生产计划通知单》，核对产品型号、数量、交货期等信息后，传递给车间主任或各生产线组长；
- 处理生产过程中的单据，如《领料单》《入库单》《不良品处置单》《设备报修单》等，审核单据填写规范性，确保单据流程闭环（如领料单需经审批、入库单需仓库确认）。
- 生产记录归档
- 收集车间的生产过程记录，如《产品生产追溯卡》（记录每道工序的操作人、时间、参数）、《设备运行记录》《质量检验记录》等；
- 按 “产品批次 / 时间” 分类整理纸质记录，扫描存档电子版本，确保记录符合 ISO 等质量体系要求，便于后续审计或质量追溯。
- 文档更新与分发
- 跟进生产相关制度、流程的更新（如《车间安全操作规程》《生产工艺标准》），及时将新版本分发至各岗位，并回收旧版本，避免使用过期文档；
- 协助车间主任整理生产工艺变更通知、技术交底文件，确保一线员工及时了解最新要求。
三、事务协调：保障车间运转流畅
车间文员需承担 “内外衔接” 的协调角色，解决生产中的琐碎事务，减少一线人员的非生产性工作，具体包括：
- 内部沟通与信息传达
- 作为车间与企业其他部门（如采购、仓库、质量、人事）的对接人：
- 与仓库协调物料到货时间，确认生产所需原材料是否齐全，避免因缺料停工；
- 与质量部门对接不良品处理进度，反馈车间对质量问题的疑问；
- 向车间员工传达企业通知（如节假日安排、制度调整），收集员工反馈并整理上报。
- 生产进度跟踪与反馈
- 每日跟踪各生产线的生产任务完成情况，对比《生产计划》，若出现进度滞后（如设备故障、物料短缺），及时向车间主任汇报，并协助协调解决；
- 向计划部门同步车间实际生产进度，为后续生产计划调整提供依据。
四、物料与设备辅助管理：降低生产风险
- 物料辅助管理
- 协助车间主任核对生产所需物料的库存，提前提交《物料需求申请》，避免缺料；
- 跟踪物料领用流程，确保领用数量与生产需求匹配，减少物料浪费；
- 协助整理车间余料、废料，按规定办理退库或报废手续。
- 设备辅助管理
- 收集车间设备的日常运行问题，填写《设备报修单》提交至设备管理部门，并跟踪维修进度；
- 协助记录《设备维护保养记录》，提醒相关人员按时完成设备保养（如清洁、润滑）；
- 统计设备停机时间及原因，为设备效率分析提供基础数据。