1. 工程前期：收集立项文件、图纸等基础资料，分类整理归档，参与制定资料管理计划，明确收集、整理及归档流程标准。​

2. 施工过程：及时收集施工方案、变更通知等技术资料，记录施工日志。按工程进度同步跟进，确保资料与实际进度一致。​

3. 资料保管传递：妥善保管资料，建立借阅制度，备份重要资料。及时向监理、建设单位等提交资料。​

4. 竣工阶段：全面收集竣工报告、图纸等资料，按规范组卷装订，交付建设单位及档案馆完成归档。
任职要求：

1、需了解暖通工程基础，熟悉中央空调、通风、供暖系统构成与原理，掌握工程档案管理规范，知晓当地资料归档要求。

2、 1 年以上工程资料员经验，优先考虑参与过暖通项目者，要熟悉项目全流程资料管理，能应对审查与整改。​
3、技能工具：熟练操作 Office，会用 CAD 浏览图纸，熟悉筑业等资料管理软件。

4、能力素养：工作细致有条理，沟通能力佳，责任心强，能严守保密制度，具备良好学习能力。