消防项目助理岗位职责
职位概述：
消防项目助理是项目团队的关键支持角色，主要负责协助项目经理或项目工程师高效推进消防项目的日常运作与管理。该职位需要具备良好的组织协调能力、沟通能力、文档处理能力，并对消防工程或项目管理有一定的基础知识或浓厚的学习兴趣。核心职责是确保项目信息的准确流转、行政事务的顺畅执行以及为项目团队提供及时的后勤支持，保障项目按计划、合规地实施。
主要职责：
1. **项目文档管理：**
* 负责项目相关文件（合同、图纸、变更单、验收报告、技术规范、往来函件、施工日志等）的接收、登记、整理、归档、分发与更新。
* 建立和维护清晰、准确的项目文档电子及纸质档案系统，确保文件易于查找和追溯。
* 协助准备项目报告、会议纪要、进度汇报等文档。
2. **项目协调与沟通：**
* 作为项目团队内部（项目经理、工程师、采购、财务等）及外部（客户、设计院、施工单位、监理、消防主管部门、供应商等）沟通的重要枢纽。
* 协助安排项目会议（内部会议、协调会、验收会等），发送会议通知，准备会议材料，记录并分发会议纪要，跟踪会议决议事项的落实情况。
* 及时、准确地传达项目相关信息和要求。
3. **项目进度与信息跟踪：**
* 协助项目经理跟踪项目关键节点、里程碑和整体进度计划。
* 收集、整理并更新项目进度信息（如材料到货情况、施工完成百分比、验收状态等）。
* 协助监控项目潜在风险点并及时向项目经理汇报。
* 使用项目管理软件或工具（如Excel, MS Project, 或公司特定系统）维护项目数据。
4. **行政与后勤支持：**
* 协助办理项目相关的行政手续（如项目备案申请、报建报审资料准备与提交、验收申请等）。
* 处理项目相关的快递、邮寄事务。
5. **采购与合同辅助：**
* 协助整理采购需求清单，准备询价文件。
* 跟踪采购订单状态、设备材料发货及到货情况。
* 协助管理供应商信息及合同文件。
* 协助处理与项目相关的发票、报销单据的初步核对与整理。
6. **合规与质量管理支持：**
* 协助收集、整理项目所需的各种资质证明、检测报告、合格证等合规性文件。
* 协助进行项目资料的合规性检查（如资料完整性、格式要求）。
* 支持项目质量记录（如检查记录、测试报告）的整理与归档。
7. **现场支持（根据项目需求）：**
* 可能需要协助进行项目现场的文档管理、信息传递或简单的协调工作（非技术指导）。
* 协助准备现场会议或验收活动。
**核心能力要求：**
* **优秀的组织协调能力：** 能高效处理多项任务，合理安排优先级。
* **细致严谨：** 对文档、数据和流程有高度的准确性要求。
* **良好的沟通能力（口头与书面）：** 能清晰、专业地与内外部人员进行有效沟通。
* **熟练的办公软件技能：** 精通Word, Excel, PowerPoint, Outlook；熟悉项目管理软件（如MS Project）或图纸查看软件（如CAD Viewer）者优先。
* **主动性与责任心：** 能主动发现问题并寻求解决方案，对工作结果负责。
* **学习能力：** 愿意并能够快速学习消防工程和项目管理相关知识。
* **保密意识：** 能妥善处理项目敏感信息。
* **团队合作精神：** 积极融入团队，乐于协作。
* **基础消防知识（加分项）：** 了解火灾报警系统、自动灭火系统、消火栓系统等基本原理或相关术语者优先。