1. 资料建档与备案：
· 负责在项目启动时，建立规范、统一的项目资料档案管理系统（包括纸质版和电子版）。
· 准备并向监理、甲方（建设单位）报审公司及人员的资质文件，如：营业执照、资质证书、安全生产许可证、项目经理、技术负责人、安全员、焊工等特种作业人员的资格证书等。
2. 施工组织设计与方案报审：
· 协助技术负责人编制、整理、打印、装订《施工组织设计》、《专项施工方案》（如吊装方案、焊接方案等）、《质量计划》等核心技术文件。
· 负责将这些方案提交给监理和甲方审批，并跟进审批意见，取回盖章的审批表归档。
3. 材料设备报验：
· 收集所有进场材料、设备的质量证明文件（出厂合格证、质量检验报告、型式检验报告、中文说明书等）。
· 填写《材料/构配件/设备报验单》，附上上述证明文件，提交监理验收。这是确保材料合格、符合设计要求的关键环节，直接关系到工程质量。

二、 项目施工过程阶段（这是最繁重的阶段）

1. 过程记录与报验：
· 隐蔽工程验收：这是暖通工程的重中之重。所有埋地、暗敷的管道、支吊架、套管等在隐蔽前，必须填写《隐蔽工程验收记录》，并通知监理和甲方现场验收签字确认。资料员需确保记录准确、签字齐全。
· 检验批验收：按照施工进度，对每个分项工程（如管道安装、风管制作、设备安装等）完成后的检验批进行质量验收记录，并报监理签字。
· 施工记录：收集和填写各类《施工记录》，如管道强度严密性试验记录、风管漏光检测记录、设备单机试运转记录、系统调试记录等。这些是证明施工过程符合规范和设计要求的关键证据。
2. 会议与沟通纪要：
· 参加监理例会、项目协调会等，准确记录会议内容，整理形成《会议纪要》，并分发各方确认存档。
3. 设计变更与工程洽商：
· 负责接收、分发、归档所有来自甲方或设计院的《设计变更通知单》。
· 记录施工过程中与甲方、监理的《工程洽商记录》，确保所有变更都有据可查，作为后期结算的依据。
4. 材料与设备资料管理：
· 持续跟进材料设备的进场，确保每一批次的材料都能及时完成报验手续，做到“资料与工程同步”，绝不拖欠。

三、 项目竣工验收阶段

1. 竣工资料编制与组卷：
· 这是资料员工作的“大考”。需要将整个项目周期内的所有资料进行分类、整理、编目、扫描、装订成册。
· 严格按照建设工程档案归档规范和当地档案馆、甲方的具体要求来编制竣工图和技术资料，通常需要制作多套（甲方、档案馆、公司自存等）。
2. 竣工图绘制与盖章：
· 协助技术人员根据最终的施工情况（包含所有变更）修改和完善竣工图，并确保所有竣工图都加盖“竣工图”章和相关人员签字。
3. 办理竣工验收手续：
· 准备好所有验收文件，协助项目经理办理正式的竣工验收手续，获取《竣工验收报告》。
4. 资料移交：
· 向建设单位、监理单位、城建档案馆等移交完整的竣工资料，并办理移交手续。

四、 其他日常工作

1. 内部文件管理：负责项目部与公司总部之间的文件传递、收发文登记。
2. 信息管理：使用相关的工程项目管理软件，上传和更新项目资料。
3. 协作支持：配合项目经理、施工员、预算员等，提供他们所需的任何支持性文件。