合公司级大型会议由行政部负责的情况，对董经办文员的岗位职责及任职要求优化如下：
一、岗位职责（直接上级：董事长助理）
1. 日常行政与行程保障
- 协助董事长助理精准规划董事长日常行程（会议、会见、出差等），与行政部对接涉及董事长参与的公司级大型会议时间，确保行程无冲突，并提前做好提醒。
- 负责董事长办公室日常运维，包括文件整理、环境维护、办公用品管理，及办公设备的日常检查与故障初步协调。
- 对接公司各部门，传递董事长及助理的工作指令，同步收集执行反馈并及时汇报，保障信息传递高效准确。
2. 文书与档案管理
- 协助起草、录入、校对董事长相关的文件、报告、讲话稿等材料，确保内容合规、格式规范，按要求完成打印、装订。
- 负责董事长相关文件、合同、重要资料的分类归档、保密保管，建立清晰的检索体系，满足快速查阅需求。
- 收集整理行业动态、政策法规、公司核心数据等信息，按董事长助理要求汇总分析，为决策提供基础资料支持。
3. 会议与活动支持（聚焦董事长参与场景）
- 针对董事长主持或核心参与的非公司级会议（如高层专项会、小型商务会等），负责会议通知、议程拟定、会场简易布置、会议记录及纪要整理。
- 配合行政部做好公司级大型会议中与董事长相关的保障工作，如提前确认董事长参会流程、准备个人发言材料、协调现场衔接等。
- 协助筹备董事长参与的商务接待、小型内部活动等，配合董事长助理完成流程对接与细节落实。
4. 沟通与信息统筹
- 负责董事长日常通讯（电话、邮件、来访）的初步筛选与传递，按权限处理常规事务，重要信息第一时间汇报董事长助理。
- 协助董事长助理协调内外部关键对接事宜，跟进需董事长关注的事项进展，确保闭环。
二、任职要求
- 学历与专业：本科及以上学历，行政管理、文秘、汉语言文学等相关专业优先。
- 经验要求：1-2年以上文秘、行政助理相关工作经验，有大型企业董办或高管秘书经验者优先。
- 能力素质：
- 具备优秀的文字功底，熟练掌握公文写作规范，能精准理解并呈现上级意图。
- 逻辑清晰，执行力强，能高效处理多线程工作，注重细节和保密意识。
- 熟练使用办公软件（Word、Excel、PPT、Outlook等）及办公设备。
- 沟通协调能力强，能得体对接内外部人员，配合行政部及其他部门推进工作。
- 其他：形象气质良好，抗压能力强，具备高度的责任心和职业素养。