总经理秘书的岗位职责主要包括以下几个方面:
1、日程管理
* 制定总经理的日程表,涵盖会议、出差、商务活动等,提前确认时间并避免冲突。
* 每日梳理次日日程,及时更新变动信息,确保日程安排合理高效。
2、会议支持
* 会前准备会议资料、布置会场、调试设备;会中记录会议内容,准确传达总经理观点;会后整理纪要并跟进决议执行情况。
3、文件处理
* 负责收文登记、分类、编号,筛选重要文件呈送总经理;根据要求起草发文,确保格式规范、内容准确,并做好文件归档工作。
4、沟通协调
* 搭建总经理与各部门间的沟通桥梁,传达指示、反馈工作进展,协调部门间矛盾;协助总经理处理外部公共关系,如客户接待、商务谈判等。
5、商务活动协助
* 安排出差行程,预订机票、酒店,准备资料并协助处理差旅报销;会前收集谈判资料,会中记录内容,会后整理成果。
6、决策支持
* 关注行业动态、市场趋势等信息,定期整理汇报;协助进行数据分析,起草可行性报告,为决策提供支持。
7、其他事务
* 管理办公用品采购、费用报销;完成总经理交办的临时任务,确保工作高效完成。
1、行政管理、商务、文秘、等相关专业,本科以上学历,28-35岁,3年以上行政、秘书、咨询或综合办公室工作经验;
2、熟悉行政日常管理流程和具体的工作范围;工作认真负责,有良好的理解能力,能正确快速理解领导意思;能及时提醒总经理重大事务的安排,能合理安排文件的审阅顺序,重要紧急文件督促总经理审批;
3、具备良好的文字功底和表达能力,能撰写或校对重要文字资料,拍摄及短视频自媒体工作经验 ;
4、具备良好的职业素养和职业操守,需具备良好的沟通能力、组织协调能力和保密意识,同时熟练使用办公软件,注重细节和时效性;
5、良好的人际关系处理能力,处理好与各部门人员之间的关系;
6、持有C1驾照
职位福利:五险一金、绩效奖金