1. 报告归档管理
- 接收检测部门提交的最终版检测报告（含纸质版、电子版），核对报告编号、检测项目、签发信息等关键要素的完整性与一致性，避免错漏。
- 按照公司档案管理规范（如按检测领域、项目编号、时间周期等维度）对报告进行分类、编号、装订，确保归档逻辑清晰。
2. 报告存储与保管
- 纸质报告需存放于专用档案柜，做好防潮、防虫、防火等防护措施，定期检查档案完好性；电子版报告需存储在指定服务器或加密存储设备，备份至少2份（如本地+云端），防止数据丢失。
- 建立报告存储台账（电子版或纸质版），记录报告存放位置、归档时间、借阅状态等信息，实现“一报告一记录”。
3. 报告借阅与流转控制
- 严格执行借阅审批流程：内部人员借阅需经部门负责人签字，外部单位（如客户、监管机构）借阅需经公司管理层审批，明确借阅用途、归还时间。
- 借阅时登记借阅人信息、借阅报告编号、借阅日期，归还时核对报告完整性（无缺页、涂改），及时更新台账状态。
4. 报告追溯与查询支持
- 配合检测部门、客户或监管机构的追溯需求，快速定位目标报告（通过编号、客户名称、检测时间等关键词检索），提供复印件或电子版（需符合保密要求）。
- 对过期、作废报告进行专项管理：单独标记“作废”标识，与有效报告分区存放，按规定保存（通常CMA/CNAS要求保存6年以上），严禁随意销毁。
5. 档案合规维护
- 严格遵守CMA/CNAS等资质要求，确保报告保存期限、存储方式符合标准（如纸质报告至少保存6年，电子版报告需防篡改、可追溯）。
- 定期对档案进行盘点，清理无效数据，更新台账，确保档案信息与实际存储一致，配合内部审核或外部评审的档案检查工作。