一、 文件资料的全过程管理

1. 接收与登记：

· 负责日常公文、信件、传真、图纸、合同等各类文件的接收、清点、登记与编号。

· 建立文件收发台账，确保所有往来文件有迹可循。

2. 分类与整理：

· 对接收的文件进行初步审核，判断文件性质、紧急性和重要性。

· 按照公司规定、部门或项目类型、保密级别等进行科学分类、排序和整理。

3. 归档与保管：

· 严格执行档案管理制度，对处理完毕的文件进行立卷、编目、装订（或电子归档）和入库。

· 负责纸质档案与电子档案的日常维护、保管，确保档案存放安全、整洁、有序，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。

· 定期对档案进行清点和检查，确保档案的完整与安全。

4. 借阅与流转：

· 管理文件借阅流程，办理借阅登记手续，跟踪文件流向，督促及时归还。

· 根据工作需要，准确、及时地将文件传递至相关部门或人员处理。

5. 销毁与清退：

· 定期对过期、作废文件进行鉴定和清理。

· 按规定程序对无保留价值的文件进行销毁（粉碎、焚烧、电子删除），并做好记录。

二、 保密文书与行政支持职责

1. 文书处理：

· 保密文件的起草、打印、复印、扫描、装订各类日常公文、报表和文件。

· 确保文件格式规范、内容准确、文字流畅。

2. 会议与记录：

· 协助安排会议，准备会议材料。

· 负责会议记录、纪要的撰写、整理、分发和归档。

3. 数据录入与统计：

· 将重要文件信息录入电脑管理系统，建立电子化档案库。

· 负责简单的数据统计、汇总和制表工作。

三、 沟通与协调职责

1. 内部沟通： 与公司内部各部门保持良好沟通，确保文件信息的顺畅流转和收集。

2. 外部联系： 有时需要与外部客户、供应商或相关单位进行简单的文件往来沟通。

四、 保密与合规职责

1. 保密义务： 严格遵守公司的保密制度，不泄露任何涉密信息和文件内容。

2. 合规操作： 确保所有文件管理工作符合公司规章制度和国家及行业的相关法律法规（如《中华人民共和国档案法》）。

任职要求（通常与职责配套）

· 教育背景： 通常要求大专及以上学历，文秘、档案管理、行政管理、中文等相关专业优先。

· 技能要求：

· 熟练使用Office办公软件（Word, Excel, PowerPoint），尤其Excel。

· 熟悉办公设备（打印机、复印机、扫描仪等）的操作。

· 良好的书面和口头表达能力。

· 素质要求：

· 极强的责任心和细心，能够处理繁琐事务。

· 条理清晰，有良好的逻辑性和组织能力。

· 学习能力和保密意识强。

· 耐心、沉稳，有良好的团队合作精神。