一、岗位核心职责
（一）办公环境与设施管理

1、执行5S管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养），确保办公区整洁有序，绿植养护、垃圾桶清理每日巡检；

2、监督空调、照明、饮水机等设施运行状态，报修故障并跟踪维修进度，保障设备可用率≥95%。

3、执行6S管理（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全），确保办公区整洁有序，绿植养护、垃圾桶清理每日巡检；

4、监督空调、照明、饮水机等设施运行状态，报修故障并跟踪维修进度，保障设备可用率≥95%。

（二）行政事务处理

1、收发公司文件、快递，登记流转记录并跟踪签批进度；

2、按“年度-部门-类型”分类归档合同、会议纪要等文件，电子档案加密存储，定期清理过期资料。

3、处理员工工牌制作、门禁权限开通、名片印制等需求，48小时内交付；

4、管理会议室预约系统，解决时间冲突，协调紧急会议优先权。

（三）会议与活动支持

1、布置会议室（投影调试、资料摆放、茶歇准备），会后1小时内恢复场地整洁；

2、记录会议决议及待办事项，24小时内分发并跟踪执行进度。

3、协助筹办员工活动（如年会、节日福利发放、生日会），协调场地、物资及供应商；

4、管理活动预算（人均成本控制），统计参与率与满意度反馈。

（四）资产与费用管理

1、登记办公设备（电脑、打印机）台账，定期盘点并贴标，账实差异率≤1%；

2、处理资产调拨、报废申请，监督回收流程合规性。

3、统计月度行政费用（水电、物业、耗材），分析异常波动并提交优化建议；

4、推行节能措施（如下班断电检查、双面打印提醒），年降本目标≥3%。

（五）安全与应急响应

1、每日巡查消防设施（灭火器、安全通道），确保标识清晰、设备完好；

2、监督危化品（打印机碳粉、消毒液）合规存储，登记领用记录。

3、熟悉应急预案（如火灾、停电、疫情），协助疏散引导及物资调配；

4、组织季度安全演练（消防、急救），员工参与率≥80%，记录存档备查。

（六）员工服务与跨部门协同

1、响应员工日常需求（如快递代收、宿舍申请、设备报修），解决率≥90%；

2、管理员工意见箱，汇总高频问题并反馈至行政部门优化流程。

3、对接IT部门处理网络故障、权限异常，响应时效≤4小时；

4、协同人事部门办理入职物资包准备、离职资产回收。

（七）其他临时性工作

1、应对政府检查（消防、卫生、环保），提供台账及现场支持；

2、处理特殊事件（如暴雨防汛、防疫消杀），调配应急物资并记录执行结果；

3、完成上级交办的专项任务（如搬迁协调、高管访客接待）。

二、任职资格要求

1、大专及以上学历，行政管理、文秘、汉语言文学、公共事业管理优先。

2、持有秘书资格证、行政管理师优先。

3、1年以上行政文员、后勤支持或综合行政支出相关工作经验；。

专业技术能力

1、熟练制作行政类报表（会议频次分析、物资消耗趋势），数据准确率≥98%。

2、熟练使用 Office（Word/Excel/PPT）、PDF 编辑工具。

项目管理能力

具备基础资源协调能力，能支持企业内部分专项任务（如办公区搬迁、大型会议筹办等）

合规与沟通能力

1、严格执行公司制度（如用印审批、危化品双人管理），规避法律与安全风险；

2、能高效对接跨部门需求（如IT维修、保洁服务），平衡效率与合规性；