工作职责

一、行政管理工作

1. 行政事务

负责部门各类文件、资料的整理与归档工作。仔细甄别文件类别，按照日期、项目等合理标准分类存放，确保文件资料的易查找性，方便部门同事随时获取所需信息。

协助安排部门会议，包括预订合适的会议室，提前与相关人员沟通会议时间，确保无时间冲突。保障会议的顺利进行；会议中做好会议记录，准确记录会议讨论的重点内容、决策事项等；会议后及时整理会议纪要，发送给相关人员，并跟进会议决议的执行情况。

管理部门办公用品，定期盘点库存，根据使用情况和部门需求，及时申请采购。对新采购的办公用品进行登记，并按照规定合理分配给部门员工，确保办公用品的有效利用，避免浪费。

2. 信息沟通协调

作为部门与其他部门之间的沟通桥梁，及时传达部门的工作需求和信息给其他部门，确保信息准确无误。同时，将其他部门反馈的信息及时传递给本部门负责人，促进部门间的高效协作。

协助处理部门内部的沟通协调工作，对于同事之间的工作衔接问题，积极协调，提供必要的支持，确保部门工作流程的顺畅运行。

接听部门办公电话，礼貌、专业地回答来电咨询，对于无法立即解答的问题，做好记录并及时转交给相关责任人，跟进问题的解决进度并回复来电者。

3. 数据与报表处理

收集、整理部门相关的数据，如业务数据、考勤数据等。对收集到的数据进行仔细核对，确保数据的准确性和完整性。

根据部门要求，制作各类报表，如月度工作总结报表、项目进度报表等。运用专业的数据处理工具，对数据进行分析和可视化展示，为部门决策提供直观、有效的数据支持。

定期将报表提交给部门负责人审核，对于审核中发现的问题，及时进行修正，并根据负责人的反馈意见，对报表进行优化和完善。

4. 领导交办任务执行

认真领会领导交办任务的意图和要求，制定合理的工作计划和时间表，确保任务能够按时、高质量完成。

在执行任务过程中，遇到问题及时向领导汇报，并提出合理的解决方案建议。对于领导提出的指导意见，虚心接受并严格按照要求执行。

任务完成后，及时向领导汇报任务执行情况，包括任务完成的结果、遇到的问题及解决措施等，为领导提供全面的工作反馈。

二、档案管理工作

1. 档案收集与整理

负责各类档案资料的收集工作，包括但不限于合同档案、业务档案、项目档案等。依据档案形成规律和特点，定期从各部门、各业务环节获取应归档的文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。

2. 文档撰写与编辑

撰写各类商务文档，如商务报告、方案策划、项目总结等，要求内容准确、逻辑清晰，符合商务规范；对上级提供的文档进行编辑、校对，确保文档格式规范、语言通顺、数据准确，提升文档质量，树立公司良好形象。

3. 档案保管工作

确保档案库房的安全，配备防火、防盗、防虫、防霉等设施设备，并定期检查维护。

对库存档案进行定期盘点，核对档案数量与目录记录是否一致，及时发现并处理档案缺失、损坏等问题。每季度进行一次全面盘点，记录档案的实际情况。

4. 档案信息化管理

负责档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案。运用扫描、录入等技术手段，保证数字化档案的质量和准确性，建立数字化档案数据库。维护和更新档案管理信息系统，确保系统的正常运行。

及时处理系统故障，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。根据单位业务发展和管理需求，对系统功能进行优化升级。

利用信息化技术，开展档案信息资源的开发利用工作。如通过数据分析，挖掘档案中的有价值信息，为单位的决策提供支持。

5. 其他档案工作

协助制定和完善单位的档案管理制度和流程，参与档案工作相关标准的制定与修订，使档案管理工作更加规范化、科学化。

开展档案宣传与培训工作，提高单位员工的档案意识和档案管理技能。定期组织档案知识讲座、培训活动，发放宣传资料。

完成上级领导交办的其他与档案管理相关的临时性任务。

任职要求：

1. 专科及以上学历。财务、电子商务相关专业优先。

2. 熟练使用Excel\Word\PPT等日常办公软件，熟练掌握基础数据处理工具的应

用，如vlookup、透视表等，并具有一定档案管理、材料编辑处理及会议组织能

力。

3. 年龄22-38岁。

4. 具有上述专业工作经验者优先。

5. 逻辑思维性强，具有良好的沟通和独立解决问题的能力。

职位福利：五险一金、补充医疗、带薪年假、定期体检、周末双休、餐补、交通

补、通讯补