一、行政支持
1. 日程管理
- 统筹总经理每日行程，安排会议、差旅、商务活动，及时提醒重要事项。
- 协调内外部资源，优化时间分配，处理临时变更。
2. 办公卫生及环境维护
- 管理老板办公室秩序，确保文件、资料分类归档，保密信息妥善保存。
3. 行政事务协调
- 对接各部门，传达指令并跟进执行，处理跨部门协作问题。
二、会议管理
1. 会前准备
- 拟定议程、通知参会人员，准备PPT、报表等材料，预订会议室及设备调试。
2. 会中记录
- 记录会议要点、决策及待办事项，确保讨论聚焦核心议题。
3. 会后跟进
- 整理会议纪要并分发，跟踪任务进度，定期汇报执行情况。
三、信息传递与沟通
1. 上传下达
- 精准传达总经理指令，反馈部门动态及员工建议，充当沟通桥梁。
2. 内外部联络
- 接待客户、政府人员及合作伙伴，处理来电、来函，维护企业形象。
- 协调突发事件的应急沟通，如媒体询问或危机公关。
四、商务支持
1. 活动策划
- 组织行业会议、签约仪式等，负责场地、物料、嘉宾邀请等全流程。
2. 出差事宜
- 预订交通住宿，准备谈判资料，协助处理商务谈判中的后勤事务。
3. 客户关系
- 维护重要客户档案，安排节日问候，协助处理客户投诉。