职位描述
- 文件与资料管理
- 负责各类文件的收发、登记、归档、保管和借阅工作，确保文件资料的完整性和保密性，建立完善的文件索引体系，便于快速查找和使用。
- 对集团内部的重要文档进行定期整理和备份，防止文件丢失或损坏，并按照公司规定的档案管理流程进行规范化操作。
- 会议与活动组织协调
- 协助安排集团各类会议，包括会议通知的发送、会议资料的准备、会议场地的布置以及会议记录和纪要的整理与分发，确保会议的顺利进行和决策的有效传达。
- 参与组织公司内部的各类活动，如培训、团建、庆典等，负责活动的策划、筹备、执行过程中的细节协调以及活动后的总结反馈工作，提升员工参与度和活动效果。
- 行政事务支持
- 负责办公用品的采购、入库、领用登记和库存管理，定期盘点办公用品库存，确保办公用品的充足供应，并与供应商保持良好的沟通与合作关系，争取优惠的采购价格和优质的服务。
- 管理和维护办公设备，包括电脑、打印机、复印机、传真机等，及时联系维修人员解决设备故障，确保办公设备的正常运行，提高办公效率。
- 负责公司的日常接待工作，包括来访人员的登记、引导、接待和送别，以及接待室的布置和整理，展现公司良好的形象和礼仪规范。
- 数据统计与报表制作
- 收集、整理和统计各类行政数据，如考勤数据、办公用品费用数据、会议活动费用数据等，并根据要求制作相应的报表和图表，为管理层提供准确的数据支持和决策依据。
- 协助其他部门进行数据收集和整理工作，确保数据的真实性和及时性，参与公司内部的数据统计分析项目，为优化公司运营管理提供数据建议。
- 人员沟通与协调
- 作为集团内部各部门之间的联络人，负责信息的上传下达和沟通协调工作，及时传达公司的各项政策、制度和通知，收集各部门的反馈意见和建议，并反馈给相关领导。
- 与外部合作伙伴，如供应商、客户、政府部门等保持密切联系，协调处理相关事务，维护良好的合作关系，促进公司业务的顺利开展。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕