负责项目所有外部来文（业主、设计、监理、政府主管部门、供应商等）和内部发文（项目部各部门）的接收、登记、分发、传递和跟踪。

建立清晰的文件收发台账，确保文件流转可追溯。

系统性地收集项目全过程产生的各类资料，包括但不限于：
前期文件： 立项、可研、环评、土地、规划、施工许可等。
设计文件： 施工图纸、设计变更、图纸会审纪要等。
招投标与合同文件： 招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、分包合同、采购合同等。
施工过程文件：
技术资料： 施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、测量记录、试验检测报告（材料、试块、实体等）、施工日志、隐蔽工程验收记录、工序交接记录等。
质量管理资料： 质量计划、检验批/分项/分部/单位工程质量验收记录、质量问题通知单及整改回复、质量事故报告等。
安全管理资料： 安全管理制度、安全教育培训记录、安全技术交底、安全检查记录、隐患整改通知单及回复、安全事故报告、特种作业人员证件、应急预案及演练记录等。
进度管理资料： 进度计划、进度报告、会议纪要（尤其是涉及进度协调的）。
成本管理资料： 工程量确认单、签证单、变更洽商记录、索赔文件（基础资料）。
物资管理资料： 材料/设备进场报验单、合格证、质量证明文件、复检报告、材料收发台账等。
监理文件： 监理通知单/联系单/指令单及回复、监理例会纪要、监理月报、监理旁站记录、平行检验记录等。
竣工文件： 竣工图、竣工验收报告、竣工验收记录、质量保修书、使用说明书、竣工移交证书等。
声像资料： 重要的施工过程、隐蔽工程、关键节点、现场会议、验收活动等的照片和录像。

按照国家标准（如GB/T 50328）、行业规范、地方城建档案馆要求以及公司内部管理规定，对收集的资料进行科学分类、编目、立卷、装订、装盒。

建立清晰、易查的档案目录（纸质和电子版）。

为项目管理人员、监理、业主及相关部门及时、准确地提供所需的文件资料查询和借阅服务。

协助处理审计、检查、纠纷等所需的资料调阅。

督促并跟踪相关部门和人员及时提交和签署相关记录文件（如隐蔽工程验收、检验批验收等），确保资料与实际施工进度同步。

检查收集资料的格式、签字、盖章、日期等是否符合规范要求，对不符合要求的资料及时提出并要求整改。

熟悉并严格执行国家、地方关于建设工程文件归档整理规范和城建档案馆的移交要求。

牵头组织或负责编制、整理、汇总全套竣工资料（包括竣工图）。

按照要求进行组卷、编页、编制卷内目录、案卷封面和备考表。

组织内部审核，确保竣工资料的完整性、准确性、真实性和规范性。

配合监理、业主对竣工资料进行审核。

负责向业主、公司档案部门、地方城建档案馆办理竣工资料的正式移交手续，取得移交证明。

办理项目内部资料的移交和归档。

与项目内部各部门（工程、技术、质量、安全、合约、物资等）、监理单位、业主单位、分包单位、供应商及地方城建档案部门保持良好沟通，确保资料工作的顺畅进行。

为项目管理决策、质量检查、安全检查、进度协调、成本核算、索赔与反索赔、工程结算等提供及时有效的资料支持。

熟练运用项目管理系统（OA、文档管理系统、BIM平台等）进行电子文件的上传、共享和管理。