一、经贸部事项
1. 销售行政与事务支持
- 协助制定、整理销售计划、方案及各类销售文档。
- 负责销售合同、订单、报价单的初步审核、录入、归档及跟进。
- 安排销售会议，包括会议通知、议程准备、纪要撰写与分发。
- 处理日常沟通，包括内部部门协调、客户咨询的初步响应及转接。
2. 销售数据与信息管理
- 收集、整理每日/每周/每月的销售数据（如销售额、订单量、客户成交数），制作销售报表。
- 维护客户信息，更新客户档案，确保客户数据库的准确性和完整性。
- 跟踪销售目标达成情况，分析数据差异，为经理决策提供基础数据支持。
3. 客户关系辅助维护
- 协助维护客户关系，如发送节日问候、产品资料、跟进客户反馈。
- 协助处理客户的简单售后问题，复杂问题及时上报并跟进处理进度。
- 参与客户拜访的前期准备（如资料整理、路线规划）或后期记录工作。
4. 其他支持工作
- 完成销售经理交办的其他临时性工作
二、综合部外协订单事项。
1. 订单下达与初期对接
- 根据生产计划或采购需求，向合格外协供应商下达采购/加工订单，明确交期、质量标准、数量、规格等核心要求。
- 与供应商确认订单细节（如图纸、工艺、材料），确保双方理解一致，并整理归档相关文件。
2. 生产进度跟踪与沟通
- 作为核心职责，需主动、定期跟进供应商的生产进度（如通过电话、邮件、现场走访），掌握原材料采购、生产加工、检验等各环节状态。
- 每日/每周更新外协订单进度表，及时向内部（如生产部、采购部）同步信息，确保内部了解物料到位时间。
3. 质量与交期管理
- 协同质检部门（或自行参与）对外协产品进行到货检验，对照标准核查质量，若出现质量问题，需立即与供应商沟通返工、返修或补货方案。
- 针对可能延迟的订单，提前预警并分析原因（如供应商产能不足、物料短缺），推动供应商采取补救措施（如加急生产），必要时协调内部调整计划。
4. 异常处理与问题解决
- 处理外协过程中的各类异常，包括但不限于：交期延迟、质量不合格、规格不符、物流受阻等。
- 牵头协调内外部资源解决问题，如组织与供应商的异常评审会，确定解决方案（换货、索赔、重新加工等），并跟进处理结果直至闭环。
5. 收尾与关系维护
- 跟进外协产品的入库、对账流程，协助财务部门完成与供应商的结算。
- 定期对供应商的交付准时率、质量合格率进行统计，作为供应商评估的基础数据。
- 维护与核心外协供应商的良好沟通关系，为长期合作奠定基础。