本岗位汇报对象：董事长
岗位职责：
1、行程规划
与董事长充分沟通，结合公司内部会议安排、重要项目进度以及外部商务活动邀请，制定初步日行程，涵盖会议、商务洽谈、出差等各类事务。针对临时性事务，及时与董事长沟通确认，灵活调整行程，保证行程的动态适应性，同时确保调整后的行程提前通知和同步相关人员。
2、行程跟踪与提醒
在规定的时间与董事长确认当天行程安排，将重要事项及对应时间节点录入提醒工具（如手机日历、日程管理软件等），确保董事长准时参加各项活动。
3、行程安排执行
负责董事长行程涉及的票务预订工作，根据行程时间、目的地及出行偏好，选择最优交通方式（飞机、高铁、自驾等），提前预订机票、车票，并及时获取电子或纸质票据，确保行程交通的顺畅衔接。依据出差目的地及商务活动需求，预订符合董事长标准的酒店，充分考虑酒店位置、设施、服务等因素，提前完成酒店入住和退房手续的沟通确认，确保住宿环境舒适便捷。
4、接待准备
在接到客户拜访通知后，详细了解客户基本信息（公司名称、职务、来访人数等）、来访目的、停留时间等关键信息，提前与董事长沟通接待重点与注意事项。根据客户需求和公司接待标准，制定详细的接待方案，包括接送安排、会议场地布置、餐饮安排、参观路线规划等，协调对应部门做好接待准备，确保接待工作的各个环节都能满足客户需求且体现公司的专业形象。
5、接待执行
为客户提供热情周到的接待服务。在接待过程中，全程陪同客户，协助董事长进行沟通交流，做好会议记录、现场异常协调等工作，确保沟通顺畅。 按照接待方案，安排客户的参观、会议、用餐等活动，密切关注客户需求，及时协调解决可能出现的问题，保证接待活动的顺利进行。根据客户行程安排，在会议、用餐等结束后，做好客户送机、送站等工作。根据董事长指示，将接待过程关键信息同步与对应业务部门，以促进业务部门人员维护客户的良好关系，确保接待工作产生持续的积极影响。
6、文件与资料管理
负责董事长办公室文件、资料的分类整理与归档工作，建立清晰的文件索引系统，确保文件资料易于查找和使用。定期对文件资料进行清理和更新，销毁过期或无用的文件，保证办公环境的整洁有序。
7、会议协同组织
根据董事长日程和工作需求，协同会议管理部门，组织各类内部会议（如销售会议、项目汇报会等），负责会议的时间安排、场地预订、参会人员通知、会议资料准备等工作，确保会议准备充分、有序进行。
8、内外部沟通协调
作为董事长与公司内部各部门之间的沟通桥梁，及时传达董事长的工作指示和要求，确保信息准确无误地传达至各部门，并跟进各部门的执行情况，反馈执行过程中的问题和建议。
与公司外部合作伙伴、政府机构等保持良好的沟通联系，协助董事长处理相关对外事务，如回复邮件、电话沟通、协调合作事宜等，维护公司的对外形象和公共关系。
岗位要求：
1、学历要求：本科及以上
2、专业要求：行政管理、工商管理、酒店管理、商务英语等相关专业优先
3、工作经历：3 - 5年以上总助、高级秘书或相关工作经验，有在大型企业或多元化集团公司工作经验者优先。
4、专业加分：具备扎实的食品调味品专业知识，熟悉食品生产工艺、质量控制、设备原理等方面的知识，掌握食品行业相关法律法规和标准。
5、技能要求：
（1）熟练使用办公软件（如Word、Excel、PowerPoint）及日程管理软件。
（2）具备扎实的行政管理、商务礼仪、沟通协调等专业知识，熟悉企业运营管理的基本流程。
（3）拥有优秀的沟通协调能力、应变能力和组织能力，能够高效处理各种复杂的行政事务和突发情况。
（4）具备高度的责任心、保密意识和职业素养，能够严守公司机密和董事长个人隐私。