一、核心定位与目标
定位：采购流程的执行者与监控者，供应链顺畅运作的“护航员”。
核心目标：保障生产物料供应不断线，确保客户订单准时交付，同时控制采购执行层面的成本与风险。
二、具体岗位职责
1. 订单执行与下达
· 根据生产计划或销售订单，将采购需求转化为具体的采购订单，并准确下达给合格的供应商。
· 订单内容需明确：物料规格（如304不锈钢内胆料、食品级PP胶圈）、数量、单价、交期、付款条款、包装及送货要求。
2. 全过程跟进与协调（核心工作）
· 生产前物料跟进：
· 跟进原材料（不锈钢卷板、塑料粒子）、外购件（杯盖、吸管、提绳）的备料、生产进度。
· 重点跟进模具状态（如新开模具的试模进度、旧模具的维修保养），模具直接影响产品外观和产能。
· 生产进度跟踪：
· 与供应商保持每日/每周沟通，了解其生产排程、实际生产状况、质检情况。
· 对于保温杯关键工序（如抽真空、焊接、喷涂）的进度进行重点监控。
· 出货与物流安排：
· 协调供应商安排出货，办理送货单、质检报告等文件。
· 安排运输物流（陆运、海运），跟踪在途信息，处理异常物流情况。
3. 交期管理与异常处理
· 预警机制：提前识别可能延误的订单，向内部（计划、生产、销售）和供应商发出预警。
· 异常处理：主动处理因供应商产能、质量、物流等原因导致的交期延误。快速反应，协调内部调整生产计划或寻找替代方案（如协调供应商分批送货、临时调货）。
4. 到货协调与对账
· 到货协调：物料到厂后，协调仓库收货、质检员验货，处理数量不符或单据不齐等问题。
· 对账请款：核对供应商提供的对账单与本公司入库记录是否一致，确认无误后提交财务安排付款。
5. 数据管理与供应商沟通
· 数据维护：在ERP系统中及时、准确更新采购订单状态、交期、库存等信息。
· 日常沟通：作为与供应商对接的主要窗口，负责所有日常事务性沟通、协调与关系维护。
6. 协助新供应商开发与样品跟进
· 协助采购工程师进行新供应商的送样安排、样品收取与递送。
· 跟进新物料的打样进度和样品确认流程。
三、关键技能与素质要求
1. 专业知识：
· 熟悉保温杯原材料（不锈钢种类、塑料特性）和配件的基本知识。
· 了解主要生产工艺流程（如下料、拉伸、焊接、抛光、抽真空、喷涂）及其周期。
2. 核心能力：
· 极强的沟通与协调能力：需频繁与内部多个部门及外部供应商沟通，是解决问题的枢纽。
· 细致与耐心：处理大量订单、数据和单据，不能出错。
· 抗压与应变能力：能妥善处理紧急订单、交期延误等突发状况。
· 数据敏感度：熟练使用Excel、ERP系统进行数据跟踪和分析。
3. 个人素质：
· 责任心强：对经手的订单全程负责到底。
· 主动积极：主动跟踪，而非被动等待。
· 商业意识：在跟单过程中注意维护供应商关系，并具备初步的成本意识。
四、保温杯行业特殊性关注点
1. 材料特殊性：
· 食品级安全：必须确保所有物料（不锈钢、塑料、硅胶、涂料）符合食品接触标准，跟单需关注供应商的材质证明（如SGS报告）。
2. 工艺与配件复杂：
· 真空度与焊接：核心保温工艺，其生产设备和稳定性直接影响交期和质量。
· 多样化配件：杯盖（弹跳盖、旋盖）、吸管、茶滤等结构复杂，涉及多家配件供应商，协调管理难度大。
3. 季节性波动强：
· 旺季（如秋季）订单暴增，供应链产能紧张，跟单压力巨大，需要更强的预测和抢产能能力。
4. 外观与品控：
· 抛光、喷涂等表面处理工序易产生外观瑕疵，跟单需与QC部门紧密配合，及时反馈和处理批次性问题。
五、典型工作流程（以一张生产订单为例）
1. 接单：接收生产计划部下发的《物料需求计划》。
2. 下单：在系统中查找对应供应商，制作并发出采购订单，获得供应商确认。
3. 跟进：每周跟进供应商备料、生产进度，尤其关注长周期物料或关键工序。
4. 预警：发现延误风险，立即内部通报并敦促供应商制定补救措施。
5. 出货：确认供应商完成生产、质检，安排物流车辆和发货日期。
6. 入库：跟踪物流，到货后协调仓库收货、质检，处理异常。
7. 闭环：系统录入入库数据，核对账单，完成该订单的跟单流程。
六、职业发展路径
· 纵向发展：采购跟单员 → 高级跟单/跟单主管 → 采购工程师 → 采购经理。
· 横向转岗：转向生产计划、物控（PMC）、供应链管理、销售支持或供应商质量管理（SQE）。