岗位职责
1. 日常行政事务管理：
负责公司办公环境维护与管理
* 办公用品、设备（打印机、复印机等）的采购、领用、登记、维护和管理。
* 公司固定资产的登记、盘点与管理。
* 名片印制、快递收发、信件报刊管理。
* 会议室预订、布置与管理，会议设备调试与支持。
* 日常费用报销的初步审核、登记与流转（可能涉及项目现场费用）。
* 公司通讯录更新与维护。
* 办公区域安全管理（防火防盗等）。
2. **文档与资料管理：**
* 负责公司文件、合同（非核心工程合同，侧重行政、采购、人事相关）、通知、信函的收发、登记、传阅、归档、保管（纸质与电子版），**尤其需熟悉建筑行业常用文件格式和流程**。
* 建立和维护规范的文件档案管理系统，确保文件查找便捷、安全保密。
* 协助整理、打印、装订各类项目投标文件、资质文件、验收资料等（视公司分工而定）。
* 管理公司证照、资质证书（原件/复印件）、印章（行政章、合同章等）的保管、使用登记与申请流程。
3. **接待与沟通协调：**
* 负责前台接待、来访登记、电话接转、信息传达。
* 安排差旅行程（机票、酒店、车辆）、预订及报销。
* 组织或协助组织公司会议、培训、团建、商务接待（包括项目相关方如业主、监理、分包商的接待）。
* 作为各部门之间、总部与项目部之间的沟通桥梁，确保信息顺畅传递。
* 与供应商保持良好的沟通协调。
4. **人力资源基础支持 (通常与HR部门协作)：**
* 协助发布招聘信息、安排面试、办理新员工入职手续（工位、用品、门禁卡等）。
* 员工考勤记录、统计与初步核对（可能涉及项目现场人员）。
* 员工劳动合同、人事档案的整理与保管（基础工作）。
* 协助组织员工活动、福利发放。
5. **专项支持：**
* **项目现场支持：** 为项目现场临时办公室提供必要的行政后勤支持（如物资调配、协调），可能需要不定期前往项目现场。
* **安全与合规：** 协助进行办公区域的安全宣传，管理安全相关文件（如培训记录），确保行政工作符合公司安全政策和行业规范。
* **分包商/供应商管理 (行政侧)：** 协助收集、整理分包商/供应商的资质文件、保险单等（行政备案所需部分）。
* **资质维护支持：** 协助准备资质申报、年检所需的行政类文件。
* **车辆管理 (如有)：** 协调公司车辆（尤其是项目用车）的调度、保养、保险、年检等。
建筑公司行政专员 岗位要求
1. **基本素质与能力：**
* **学历：本科及以上学历，行政管理、文秘、工商管理、建筑工程管理等相关专业优先。
* **经验：** 1-3年行政文秘类工作经验，**有建筑、房地产、工程类企业工作经验者优先**。
* **沟通协调能力：** 优秀的语言表达和书面写作能力，善于沟通协调内外部关系，具备良好服务意识。
* **细致认真与责任心：** 工作细致、耐心、有条理，责任心强，能处理繁杂事务，对文件管理和数据准确性要求高。
* **执行力与解决问题能力：** 能高效执行任务，具备独立处理日常事务和解决突发问题的能力。
* **抗压能力：** 能适应建筑行业快节奏、多任务并行的环境，处理项目高峰期或突发事件的行政需求。
* **保密意识：** 严格遵守公司保密制度，妥善保管重要文件和信息。
* **团队合作：** 具备良好的团队协作精神。
2. **专业技能：**
* **办公软件精通：** 熟练掌握 Word, Excel (常用函数、表格制作), PowerPoint, Outlook 等办公软件。
* **办公设备操作：** 熟练操作打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公设备。
* **文书写作：** 具备良好的公文写作能力，能起草通知、函件等一般性文件。
* **档案管理：** 了解文件档案管理的基本知识和方法（纸质和电子）。
3. **行业知识与偏好：**
* **了解建筑行业基本流程：** 对工程项目的基本流程、常用术语、相关方（业主、设计、监理、分包）有一定了解者优先。
* **熟悉建筑行业相关文件：** 对工程联系单、部分资质文件、验收资料等格式有一定接触或了解者优先。
* **安全意识：** 对办公环境安全和建筑行业安全规范有一定认识。
* **适应性与灵活性：** 能适应建筑公司项目制工作特点，可能需要配合项目加班或处理紧急事务，**能接受偶尔去项目现场者优先**。
4. 其他
* 持有驾驶证（C1及以上）。
* 熟悉基本的财务报销流程。
* 了解招投标流程（行政支持部分）。
* 有ISO质量管理体系相关工作经验。
* 熟悉企业微信、钉钉、OA等办公协同软件。
* 掌握简单的图片处理或视频编辑技能。